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懇親会の司会の役割・案内の流れと方法・挨拶例文・服装マナー

初回公開日:2017年09月08日

更新日:2020年08月28日

記載されている内容は2017年09月08日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

懇親会とは、親睦会と同等の意味を持つ会で、「互いに打ち解けて仲良く付き合う」という事を表しています。しかし厳密には、微妙に異なった意味もあり、懇親会は、すでに出来上がっている組織の同窓会や企業等の人々が集まり、情報交換や、更に親交を深める会のことを言います。

懇親会とは?

懇親会の司会の役割・案内の流れと方法・挨拶例文・服装マナー
※画像はイメージです

懇親会とは親睦会と同じような印象を覚えますが、懇親会は組織や集団に属し、すでに会として出来上がっている上で更に親交を深め、情報交換をするためのパーティー形式の会ということです。

例えば、学校の同窓会、いろいろな企業同志、また業界の人々が集まり、飲食を共にして肩の凝らない会として開催されます。その懇親会で出会うまでは、あまり深い付き合いではなかった相手との親交が、更に深まり、改めて連携が深まってゆくケースも多く見受けられます。

また、親睦会はもう少しこじんまりしている会で、例えば会社内の一つの課での飲み会や、親睦旅行、お花見会、そして大学のサークルなどの集まりも、その中に入ると考えられます。「今までよりも、もっと親密に仲良くなりましょう」という意味で、開催されています。

懇親会の意義とは

懇親会は、同時に同じ会場に集うことにより、親しくなると言うことと共に、その組織や集団が目指している同じ目的を果たすための情報交換や、それぞれの個人的な交流をより深くすると言う意義も含んでいます。

懇親会も親睦会も、親近感を深めるための交流会ということで、パーティー、会食などがついて回ります。企業などで言えば、社内などの内輪で行う懇親会です。就職を前にした大学生などに向けた企業主催の懇親会などの、重要な意義を持つ懇親会も開催されています。

懇親会の司会

どんな会であっても「司会」を頼まれたとなると、誰もが緊張してしまいます。そして、その度合いが過ぎると、態度にも表れてしまいその重要な進行まで忘れてしまう事があります。それを回避するには、しっかりとした下準備をしておくことが必要となります。備えあれば憂いなしということです。

・台本を書き記し、何度も目を通す
・懇親会を主催する団体の全体像を把握しておく
・出席者の層をリサーチしておく
・できる限りの打ち合わせや、出来れば、リハーサルを実行する
・気持ちを込め、できるだけ表情豊かに和やかな雰囲気を作り出す
・間違えたとしても、決して慌てず、大げさに恥じ入ったりしない

出来るだけ堂々とした振る舞いが、出席者にとっても、穏やかな安心できる会と受け取ってもらえることでしょう。

司会者の役割

司会者として重要なのは、事前打ち合わせです。情報収集を入念に行い、しっかりメモ(台本)を作っておくことです。また出席者層の把握も進行する上で大切なことで、その懇親会の主旨や目的も知っておくと、落ち着いた司会・進行が出来るでしょう。

司会者のさらなる役割としては、主催者の意を汲む代理人という存在であり、それを参加者にそれとなくアピールし雰囲気作りをしながらわき役に徹することです。そして、進行の責任者であるとともに、進行時間までも管理しなければならないと言う大きな責任があります。

アトラクションや、他のイベントを盛り込んである場合には、積極的に声掛けをしなければなりません。司会者の落ち着いた雰囲気で、参加者がゆったりとくつろげる温かい会になるのです。その司会者の人となりで大きな役割を果たすことが大切です。

懇親会案内の流れ

懇親会の司会の役割・案内の流れと方法・挨拶例文・服装マナー
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懇親会を開催するに先立ち、開催する旨を知らせる案内状を出すことになります。目的は、開催日時、開催場所、出欠の確認や、主催者の連絡先を知らせる事です。そして、中でも一番の目的は、一人でも多くの参加者を募る事以外に他なりません。

この案内の出来、不出来によって参加人数を左右する事にもなりかねず、いかに楽しい会であるかということも、その中にしっかり盛り込むことが必要です。一口に懇親会と言っても、お堅いビジネス目的や企業間での懇親会、また学校の同窓会など肩の凝らない会まで、色々な特徴を持ち、案内の中身も随分変わってくるものでしょう。

懇親会の案内方法

懇親会開催の決定後、いち早く取り掛からなければならないのが、案内状の作成です。この案内の出し方が重要で、開催日までの期間が早すぎず遅すぎず、適当な期間をとる事も大切です。あまり早くても忘れられてしまったり、遅すぎても予定が立たなかったりします。頃良いタイミングで案内を送り、返信を出してもらうことに繋げることが重要です。

案内の内容
①開催日時       
②開催場所       
③出欠確認       
④出欠締切日
⑤会の終了時間
⑥責任者連絡先
⑦会場略図

案内状を出すタイミングやその中身の雰囲気で、参加者の多少も決まってしまう事も考えられるので、往復はがきなどにスペースがあれば、主な出席者やアトラクションの内容等、コメント風に書き添える事も一策なのではないでしょうか。

懇親会の挨拶

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※画像はイメージです

懇親会での最初の挨拶は、司会者が会の始まりを告げた後、主催者側かもしくは頼まれた人がする挨拶で、乾杯の前の貴重な時間でもあるので、意義ある手短な挨拶が歓迎されます。会の主旨や参加者への歓迎の言葉などは、きちんと伝えることが望まれます。

また、乾杯の少し後によく行われる来賓の方々の挨拶を頂くことがあります。その時間には、すでにアルコールも入り始めている事が多いので、司会者の的確な誘導や静止が必要です。挨拶をする人は、状況を良く判断して会場の状態を察知し、あまり堅苦しい話は避けた方が無難でしょう。

締めの挨拶は、中締めなどもされることが多いのですが、和気あいあいと盛り上がっている所へ、ある意味水を差す感があるので、そのタイミングを良く見計らって挨拶をすると良いでしょう。参加していただいた感謝の気持ちや、今後の活躍や健康を願う言葉が多く用いられ、次に繋げる勢いの良い締め方が望まれます。

挨拶例文

高校同窓会・懇親会での挨拶:開会の挨拶
本日は、大変お忙しいところ、このように多数の皆様にご参加いただき、お元気なお顔を拝見できますことを、大変嬉しく、心よりお礼申し上げます。本日は、上は90才の大先輩から18才の今年卒業し、同窓会に入会された若い方まで、大変幅広い皆様にお集まりいただいております。

また、大変お世話になった恩師の先生方、そして現在教鞭をとってくださっている先生方にもお忙しいところをおいで頂き、花を添えて頂いております。本当にありがとうございます。限りある時間ではございますが、最後までごゆっくりご歓談いただきアトラクションなども予定しておりますので、ぜひお楽しみ頂けたらと思います。よろしくお願いいたします。

挨拶例文ー2

高校同窓会での挨拶:締めの挨拶
本日は、短い時間ではありましたが、皆様のお元気なお顔とともに、楽しいひと時を過ごさせていただき、本当にありがとうございました。未だ飲み足りない、話し足りないと言う方もあるかとは思いますが、時間も参りましたので、この辺りでお開きとさせていただきたいと思います。

それでは、皆様の今後ますますのご繁栄、ご活躍とご健康を祈念いたしまして、また、次回にお目にかかれます事を楽しみに、三本締めをしたいと思います。それでは、お手を拝借。お願いいたします。

懇親会での服装

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