【職種別】改善提案ネタの紹介｜事務/営業/経理/製造業/工場

初回公開日：2017年11月08日

更新日：2020年05月29日

記載されている内容は2017年11月08日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

政府が働き方改革を盛んに唱える前から、企業は生産性重視の改善提案のネタをQC活動やPDCAを上手く回すことで打ち出してきました。昨今では、営業など個人のスキルが可視化できないと思われていた業務が、ITソフトの導入により可視化され、効率が重要視され始めています。

職種別の改善提案ネタの紹介

※画像はイメージです

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事務

良い改善提案は、「今まで○○に何時間かかっていたのが××時間減った」など目に見える効果を生みます。またマネージメントのPDCAのサイクルにも良い影響をもたらします。

業務改善ネタとしては、例えば、

・今まで紙ベースで判子をもらっていたのをメールなどの機能についている電子認証を使った電子承認にする

・書類をデータベース化して、キーワードからの検索、時間順、期間中の検索が降順・昇順で行えるようにする

などがあるでしょう。

また、社員の予定が共有できるように、予定表機能が付いたソフトウェアを導入すると空き時間も分かり、次のミーティングの予定を入れられるなど、一々上司が社員に予定を聞く時間が省けます。これも立派なネタです、これは、ホワイトボードでもかまわないでしょう。

また、電話の取次ぎは、各個人の固定電話を設け、その固定電話に転送すると自動的にその人の携帯電話に自動的に転送するよう設定しておくと、今まで外出等で不在の人に対して一々携帯電話に電話をかけて、「○○さんから電話がありましたので折り返しお電話してください」と連絡する手間が省けます。

つまり、あなたが仕事をしていて、こんなことができれば、煩わしくなく楽なのにという事を上司やIT部門に提案・相談してみることです。

営業

営業の業務改善ネタの方法といえば、

・SFAの導入

・営業代行

・プロセス改善

が標準です。

SFA（営業支援ツール）とは

Sales Force Automationの略で、日本では営業支援ツールが標準の呼び名です。

顧客や案件の進捗など営業に関する情報を記録、管理し、ツール上で確認できるソフトウェアです。営業マン同士の情報共有ができるし、進捗が分かるので、アポイント獲得から商談成立までの時間やプロセスが分かり、このパターンで行くと上手くいくというというパターンが分析できます。

SFAはAI機能が標準で付いていますし、SNSやWebメールから情報収集することが可能です。しかし、そもそもツールを使いこなせるという前提となります。

営業代行とは

アポ取り、訪問、契約、アフターサービスといった営業業務のすべて、または一部分を代行するサービスのことです。

確かに営業の手間は省けますが、代行してもらう以上それなりのランニングコストが掛かりますし、自社の若手が育たない、機密情報の流出などの会社の将来に関わる問題も抱えていくことになります。

家事を代行する家政婦のなかにも料理が上手、下手があるように、営業代行といってもサービスによって品質は変わりますから見極めが必要です。戦略によって、営業エリアマップに基づいてアウトソーシングすることで、デメリットを最小限に抑えることが可能です。

プロセス改善とは

営業の成果に至るまでのプロセスをフィードバックし、改善することで、効率化を図る手法のことを言います。専門家であり第三者の外部のコンサルタントのほうが課題や不必要な費用を見つけ出せる確率が高くなります。

基本的にはコンサルタントの指摘するツールの導入により、ルーティンワークなどの時間がかかる手間を省けます。しかし、外部のコンサルタントはやはりランニングコストが掛かります。

経理

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経理が困っている問題に対しては、ロジカルツリーの手法が効率的です。これは、まず事実を列挙し、さらにその原因を列挙し、そして掘り下げ分析するという手法です。この手法を使って改善提案のネタを考えてみてはいかがでしょうか。

例えば、ルーティンワークである銀行への支払いを全てインターネットバンキングで行うと、

・預金残高や入出金の確認、銀行振替や給与振込、外国への送金などがいつでもできる

・銀行に行く時間、銀行で待つ時間がなくなる

・クラウド会計ソフトと連動させれば、銀行やクレジットカードの利用記録に連動して取引のデータを記録できる

・経理・会計処理を自動的に行うことができる

などの時間の短縮、業務の効率化などの改善が見込めます。つまり、人件費の削減、処理時間の削減が見込まれます。