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仕事の効率を良くするコツ・効率が悪い仕事のやり方

初回公開日:2017年09月13日

更新日:2020年08月28日

記載されている内容は2017年09月13日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

みなさんは、仕事を効率良くこなせていますか。ダラダラと残業したりしていませんか。その残業がなければ、もっとプライベートの時間が増やせます。本記事では、どうやったら効率良く仕事をこなせるのか、効率を下げてしまう仕事のやり方について紹介します。

仕事の効率を良くするコツ・効率良く仕事をこなす人の習慣

今回の記事では、効率良く仕事をするためにはどうすればよいのか、実際に効率良く仕事をしている人は、どのように仕事に取り組んでいるかなどを紹介していきます。これを読めばあなたも毎日効率良く仕事をこなしていけるようになるでしょう。

仕事の効率が悪いとなぜいけない

本題に入る前に、なぜ仕事の効率が悪いといけないのでしょうか。仕事は最終的に終わればよいのではないか、と考えている人もいることでしょう。

・仕事が溜まっていってしまう
1番の大きな理由はこれでしょう。基本的に仕事は、一部の特殊な職業の方を除いて、自分で仕事を受ける・受けないの選択はできません。与えられた仕事を、必死にこなしていくしかないのです。

それにもかかわらず仕事の効率が悪いと、どんどん仕事が溜まっていってしまいます。その仕事量にさらにうんざりして、やる気がなくなってしまいさらに仕事の効率が悪くなるという悪循環に陥ってしまうことさえあります。そうならないためにも、効率良く仕事をこなしていきたいものです。

・残業が増えてしまう
仕事が終わらずに残ってしまった場合、もちろん終わらせなければいけないと思う方がほとんどでしょう。そして、多くの方が終わらせるために帰る時間を遅らせて残業をしたり、場合によっては仕事を家に持って帰ってまで終わらせるという方もいたりします。

「残った仕事なんて次の日に回して早く帰ればいいじゃないか」と思う方もいるでしょう。確かに、それは正論です。至極真っ当な意見です。ですが、それでは回っていかない会社が多いのもまた事実なのです。残業をしなければいけない状況が存在しているのです。そのため、仕事の効率が悪いというのは、残業を増やしてしまう原因になりうるのです。

だからこそ、仕事の効率を良くするコツを知っていく必要があるのです。それではここから、仕事の効率を良くするコツについて紹介していきます。

目標を立てる

今すぐに家にいてもできる、仕事の効率を良くするコツは「目標を立てる」ことです。それも、あまりに大きくて遠い将来の目標を立てるのではなく、近い将来に関する目標を立てましょう。

例えば、「今度のプレゼンで成功する」とか、営業の方であれば「今月は10個契約を取る」など、長くても1ヶ月以内に達成できる目標を立てましょう。

そして、その目標を達成したらすぐに次の目標を立てるのです。そうすることによって仕事に対するモチベーションを維持することができ、さらにその目標を達成するためにどうしたらいいのかを考えて仕事をするので、効率良く仕事に取り組むことができるようになります。これは今日からできるのでぜひやってみましょう。

スケジュール管理

次にするべき仕事の効率を良くするコツは、「スケジュール管理」です。仕事をしていると、毎日のように次の仕事や締切・予定などが入ってきます。みなさんはその予定を今パッと答えられますか。答えられる方は問題なく仕事を効率良くこなしているのでしょう。答えられない方は、ぜひ明日からでもスケジュールをしっかり管理してみてください。

次の予定や締切があらかじめ分かっているということは、仕事を効率良くこなしていくにはとても大切です。仕事をするたびに「締切いつだっけな」と考えていたのでは時間がもったいないです。

しっかりとスケジュール管理をして、いつまでに何をこなしていけば良いのか理解することが仕事を効率良くこなしていくための第一歩といえるでしょう。

座りやすいイス

次は少し目線を変えて、仕事環境の変化によって効率良く仕事をこなしていくコツです。1番簡単にできるのは、座りやすいイスに替えることです。

これはオフィスワークをしている方に限られてしまいますが、オフィスワークをしている方は、1日のほとんどを机の前・イスの上で過ごしています。

だからこそ、そのイスが自分に合っていないと、腰やお尻、首などに大きな負担をかけることになり、最終的には仕事の効率をも下げてしまうことになるのです。さらに痔になってしまう人もいます。

職場環境によっては、イスを丸々自分だけ買い替えるということはできないことが多いでしょう。というよりも、ほとんどの方ができないのではないでしょうか。

そんな場合は、イスの上にのせるクッションに気をつけてみましょう。硬すぎず柔らかすぎず、自分のおしりに合ったものを選んでください。自分に合ったクッションにするだけで体のさまざまな部分への負担が減ります。少しお金はかかりますが、ぜひ実践してみてください。

オンとオフ

最後の仕事を効率良くこなしていくコツは「オンとオフを切り替える」ことです。仕事をしていると、どうしてもその日に終わらないこともあるでしょう。それはしょうがないことです。ですがよくないのは、仕事が終わらなかったことを休みの日まで気にしてしまうことです。要はオフの日なのにもかかわらず、仕事のことを気にしてしまっている状態です。

ですが、休みの日に仕事のことを考えていても仕事は終わりません。端的に言ってしまえば無意味なのです。だからこそ、オフの日はしっかり遊んだり体を休めたりして、オンの日にしっかり仕事をすれば良いのです。オンとオフの切り替えをしっかりして、効率良く仕事をこなしていきましょう。

効率が悪い仕事のやり方

それでは、効率が悪い仕事のやり方にはどのような方法があるでしょうか。これを理解しておけば、効率良く仕事をこなしていけるでしょう。

ダラダラと仕事をする

まず1番効率を下げてしまう仕事のやり方は、ダラダラと長時間仕事をしてしまうことです。仕事の内容も期限も決まっているのに、なぜか仕事をダラダラとする人がいます。そういった人はほとんどが、「残業して終わらせればいいや」と考えています。

ですが、それでは仕事の効率を下げてしまい、無駄な時間を過ごすことになってしまうのです。しっかりと時間を決めてスケジュールを立てながら仕事をこなしていくことで、効率良く仕事に取り組むことができ、無駄な時間を過ごすことが減るでしょう。

質にこだわりすぎる

確かに、仕事をする上で「質」というものは非常に大事です。質の良い仕事をすれば、上司からの評価は上がるでしょうし、質の良い仕事はクライアントを喜ばせるでしょう。決して悪いことではありません。

ですが、質の良い仕事に「こだわりすぎる」ことは話が別です。質の良い仕事にこだわりすぎることは、仕事をこなす速度の低下を招き、仕事の効率をどんどん下げていってしまうことになります。完璧にこだわりすぎることは決していいことではないのです。

もちろん短時間で質が完璧な仕事ができればそれがベストでしょう。そうでない場合であっても、適度に質の良い仕事であれば良いのです。それで十分なのです。そう考えるだけで随分気が楽になるという方もいるのではないでしょうか。適度に質の良い仕事を効率良くこなしていくことで、長く仕事を続けていけるでしょう。

整理整頓しない

最後の仕事の効率を下げてしまう特徴は、整理整頓を全くしないということです。みなさんが働いている会社のオフィスにも、机の上がぐちゃぐちゃでどこに何があるかわからない状態になっている人がいるのではないでしょうか。もしくは、みなさんが整理整頓できない人かもしれません。

整理整頓できない人は、「散らかっているように見えても、どこに何があるか分かっている」とよく言います。確かに自分では理解しているつもりなのかもしれません。自分の部屋ならそれでも良いでしょう。

ですが、会社という公共の場である以上、あなただけが把握していればいいわけではないのです。あなたが休みの日はどうしますか。他の人から見てもどこに何があるのか把握できるように整理整頓をしておくべきなのです。

さらに、1度しっかりと整理整頓をしてしまえばこう思うでしょう。整理整頓されている状態の方がどこに何があるのか把握しやすいのです。そして、どこに何があるのかいちいち探さなくて良くなると、当然すぐに仕事に取りかかれます。

そうすることによって仕事に効率的に取り組むことができるようになるのです。整理整頓を苦手としている人は、まずは職場だけでも整理整頓を意識してみてください。

日本人は仕事の効率が悪いのか

日本人は世界でもかなり労働時間が多く、さらに残業も多く労働者を苦しめている現実があります。先程述べた通り、残業が増えれば増えるほど仕事の効率は下がっていきます。そのため日本人の仕事の効率は決して良くないといえるでしょう。

日本人の仕事の効率が良くない原因は残業の多さだけではありません。日本人の性格にも大きな原因があります。

日本人の方は、上司に強く言われると断れない性格の人が多いです。不条理な課題を与えられたとしても、なかなか断りきれず無理をしてがんばってしまうのです。

あなたができない仕事は他の人がこなせばいいはずなのに、それが言えずがんばろうとしてしまうため仕事に時間がかかってしまい、効率がどんどん落ちていってしまうのです。

仕事の効率を向上させる・効率がアップする方法

それでは、仕事の効率を向上・アップさせる方法は何があるでしょうか。こちらを実践すれば、あなたの仕事の効率も必ず向上するでしょう。

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