改善提案のネタの集め方｜事務/工場/営業/品質・書き方や事例

更新日：2023年12月20日

改善提案は、トヨタ自動車の生産方式が、生産性向上を目的として生み出され成功したことから企業に広がり始めました。海外でも「Kaizen」と表現され導入されています。一方で改善提案が出にくいなどの課題もあります。そこで、改善提案のネタなどをご紹介します。

改善提案のネタの集め方は？

それでは、改善提案のネタの集め方について職種別に見ていきましょう。

事務の改善提案は？

まず、事務部門の改善提案について見ていきましょう。

(１)業務の棚卸し：まずは自部署で行われている全業務を洗い出します。その後、「仕事の種類」「担当者」「発生頻度」「難易度」の視点で業務を整理します。

(２)改善する業務の優先順位付け：次に、全業務の中から何を優先して改善を行うか優先順位を付けます。優先順位は、「改善の難易度」と「改善の効果」の二つの軸で考えます。

「改善の難易度」とは、改善を行うために必要なお金、時間、手間です。それぞれが大きいほど難易度が高いということになります。また、「改善の効果」は、改善によって得られるお金、時間、手間の削減量です。

「改善実行の難易度が低く、効果が高い業務から改善を始める」のとき、最初に容易な業務改善がうまくいくと、その後の業務改善に弾みがつきます。逆に、難しいものから取り組んで成果が出なければ、構成員のモチベーションが低下します。

工場・製造業の改善提案は？

工場・製造業での改善提案のポイントを見ていきましょう。この部門は、比較的早くからQC活動が盛んにおこなわれており、業務改善も他の部門より進んでいると言えるでしょう。ただ、だからこそ、継続的な業務改善が行われないというリスクもあります。

そこで、改めて現在の業務を俯瞰してみることが必要です。その際の視点として、(１)その作業は本当に必要か(２)その作業は何のためにやるのか(３)もっと早く処理できないか(４)オートメーション化できないか(５)他の人でもできないかなどです。

そして、さらに具体的に（１）工程不良を減らす(２)出来高を上げる(３)生産システムを構築する(４)可視化する(５)整理整頓をする(６)経費節約をする、などの目標を持って改善提案のネタを探すことが必要です。

現場における改善に終わりはありません。一つの改善が実現しても、さらなる改善に向けて提案を繰り返すことが必要です。

営業の改善提案は？

営業部門において、改善の重要性を軽視されがちなのが「時間短縮」です。営業の仕事は、顧客先を回って受注を得ていくという作業を中心に、そのための資料や契約書を作成します。昼間は顧客回りで夕方以降に社内に戻って事務処理をするといったパターンでしょう。

また、活動が個人単位になるため、同じ営業部門でも情報の共有化が図られていないケースが多いです。そこで、改善のポイントとして、(１)仕事を整理する：営業スタッフの予定や業務にかかる時間、帰社時間と残業時間、顧客訪問の状況、などを共通フォーマットに入力する。

(２)仕事を見える化する：入力されたデータについて、組織内でオンライン化が進んでいる場合は、営業スタッフの情報を共有化する。

この作業を行うことで、スタッフによって、時間や受注量などが偏在していることが見えてきます。業務シェアの見直しや他部門への業務依頼などの改善が進むでしょう。

品質の改善提案は？

品質の改善提案には、定番の「QC七つ道具」を活用します。具体的には、問題の発見やその原因、対策後に問題が解消したのかを確認する作業を「グラフ」を用いて行います。

QC7つ道具	内容
パレート図	現象別に層別してデータを取ることにより、重要な不良や問題点を見つけ出すことができます。
特性要因図	原因と結果の関係を整理できます。「魚の骨」とも呼ばれています。
グラフ	データの比較が目で見て分かりやすくなります。全体像が把握できます。
管理図	工程が安定しているか見ることができます。
チェックシート	データの分類や項目別の分布、出現状況を把握できます。
ヒストグラム	データのばらつきが可視化できます。
散布図	２つのデータ間の関係を見ることができます。
層別	データをグループ別に分けて問題点を把握する方法です。

改善提案の書き方や事例は？

それでは、改善提案の書き方や事例をお示ししましょう。

標語・スローガンは？

まず改善提案の標語やスローガンを見ていきましょう。全国通信用機器材工業協同組合が行っている改善提案標語入選作品から抜粋します。

・「破る知識　超える限界　新たな視点で　生まれる改善」・「改善は　素朴な疑問が出発点　ふとした気づきが大きな成果」・「意識が変われば　目線も変わる　皆で生み出す改善提案」・「3K「気づき」「考え」「行動する」の感性を高め日々改善」・「品質は企業の顔です心です　皆で築こう顧客の信頼」・「信頼を得るも無くすもその手から」

・「日頃の小さな気配り、大きな目標、目指そう品質クレームゼロへの挑戦」・「わが社では　一人ひとりが　品質保証の責任者」・「取り組もう　CO2CO2(コツコツ）削減　温暖化」・「微力でも　無力ではない　エコ努力」・「資源は有限、発想は無限、知恵を絞って省エネ対策」・「心を綺麗に空気をキレイに　みんなが主役のエコ活動」

参考にしてください。

5Sは？

5Sのうち、「整理」とは、必要なもの、必要でないものを分けて不要なものを捨てること、「整頓」とは、必要なものはすぐに取り出せるようにすることです。整理をするだけでも、必要でないモノの多さや同じモノがいくつもあることに気付き、無駄なモノを買っていたと反省することでしょう。

まずは自分のデスクの中を見てください。ボールペンや消しゴム、サインペンなどたくさんないでしょうか。その中から必要なものを出すだけでも時間がかかりそうです。製造現場では生産性の向上が必須ですが、同じ時間で何個多く生産できるかがポイントです。

事務系も同様で、短時間で効率的に作業ができるように、筆記用具は場所を決めておく、パソコンの中のフォルダーは誰が見ても分かりやすいように整理して共有化しておく、不要なファイルは削除する、これだけでも作業のスピードは格段に違い、作業効率の違いが実感できるでしょう。

経費削減は？

経費を削減するためには3つの視点があります。(1)今あるものを一度整理する：まず、組織にある資産や備品を整理することです。資産の棚卸しです。棚卸しを実施するためには全部門の協力が必要ですが、各部署が協力して組織を挙げて行うことが不可欠です。

その結果、「備品の重複の有無や経費削減効果」、「備品の種類と管理部署の一元化」、「全体で管理すべきもの」などが明らかにできます。

(2)管理部署を明確にする：ハサミやのりなどの備品は総務、システムのライセンスは情報システム部など、必要な資産・備品ごとに管理部署を明確にします。購入する際のチェックを厳格にすることで経費の削減に繋がります。

(3)ルールを決める：管理部署の備品の内容ごとにルールや方針を決めます。よく利用するもの、需要予測ができるものなら、発注回数を少なくし1回当たりの発注個数を多くすることで経費が削減できます。