キックオフミーティングのアジェンダ・資料の作り方・進め方

キックオフミーティングで目的と目標を伝えた後、議論する問題点や課題を挙げていきます。その際、課題と問題点に対し、暫定的な提案内容を盛り込みます。もし、課題と問題点に対し、多くの意見を受けたい場合は、それぞれの担当者へ意見を振ります。その際、司会者が各担当者の役割を理解しているのが理想的です。

ファシリエーターの役割

キックオフミーティングでは、課題や問題点を予定していた通りに進めていても、必ず脱線することがあります。それぞれの人が考えることなので、思ったことをその場で言うこともあります。そういう時に、話の筋道を戻していくファシリエーターが重要になっていきます。大抵、司会者がファシリエーターになることが多々あります。

ファシリエーターが話の筋道を戻すことで、効率良くキックオフミーティングを進めることができます。

質疑応答

キックオフミーティングのお題目を全部話し終わった後、質疑応答の時間を作ります。ここでメンバー全員が疑問に思ったことや確認したいことを自由に話をします。質疑応答は発言内容に誤りがあるないの問題ではなく、全員の疑問を解消する場です。認識のずれをなくすためのプロセスなのでとても大切です。

また、この質疑応答の際、質問をしやすい雰囲気作りというのも大切になります。恥ずかしがり屋の担当者もいるため、こちらから該当の担当者へ質問を投げかけて質疑応答へ結びつけたりしながら、会話を円滑に進めていきます。

ルールを共有

キックオフミーティングで決まった課題と問題点に着手する際、課題管理表などを作成してメンバー全員と共有することがあります。この課題管理表を更新するのは毎週月曜日にするなど、共通のルールがある場合はここで共有をしていきます。

次の予定を確認する

キックオフミーティングを終える前に、定期的なミーティングを設ける場合は、次の日程を調整します。この時点で決まらない場合は、開催者がスケジュールを調整して、スケジュール管理をします。

プロジェクトの管理者はほとんどがプロジェクトマネージャーになるため、プロジェクトマネージャーが管理表を管理し、スケジュール調整はリーダーという体制になることが多いです。プロジェクトメンバーはそれぞれのタスクがあるため、キックオフミーティングの最後についでに日程を抑えてしまった方が後々スムーズです。

アフターケア

キックオフミーティングが終わった後、メンバーに議事録と使った資料をメールで送ります。その際、各担当者へ資料内容の更新がないことを事前に確認してからメールを送ります。メールで議事録を送ることで全員へリマインドになりますし、各担当者がタスクを実行する上で重要な情報になります。

キックオフミーティングの服装

※画像はイメージです

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ここからはキックオフミーティングの服装を説明していきます。

スーツにネクタイが基本

大規模なキックオフミーティングでは、複数の会社が参加することがあるため、他社参加の場合はきちんとした正装が無難です。男性はスーツにネクタイ、女性はジャケット着用が理想的です。ただし、業界により雰囲気が異なるため、元々ビジネスカジュアルの企業同士のキックオフミーティングはその場に合わせることが大切です。

名刺入れの注意点

キックオフミーティングの時に名刺交換をしたり、プロジェクトが進むにつれて名刺交換が発生することがあります。必ず右手で自分の名刺を渡し、相手の名刺の下に自分の名刺入れを左手で添えてから受け取ります。会議が始まった際、名刺はすぐしまわず、相手の上長を一番上、次にその次の位の担当者にテーブルに並べます。

理由は、会議中に相手の名前を忘れないという点で重要なことだからです。また、会議が始まる前に名刺をもらってすぐしまうのは失礼に当たります。会議が終わった後はすぐにしまっても問題ありません。

キックオフミーティングでビジネスセンスが問われる

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今回は、キックオフミーティングのアジェンダ、資料作成のコツ、挨拶から進行方法のエッセンスをご紹介しました。改めて問われるとどういう方法がベストなのか迷うところです。しかし、大規模なプロジェクトのキックオフミーティングではビジネスセンスが問われます。プロジェクトは長期化する時がありますので、最初の挨拶からが大切なプロセスとなります。

スマートなビジネスマンへの一歩は「アジェンダから」といっても過言ではありません。まずは、シンプルにまとめるアジェンダを上手に作ることから始めてみることをおすすめします。

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