テレワーク推進のメリットとは？デメリットや岐阜の施設や相談窓口を紹介

1：勤怠管理を見直す

テレワークで働く従業員の場合、勤務時間は基本自己申告で、虚偽の報告ができてしまうため、勤怠状況を正確に記録し管理する方法が必要となります。

「勤怠管理ツール」を活用したり、チャットアプリやWeb会議システムのログイン記録やアクティビティログにてテレワークの勤務時間を記録・報告したりすることで解決します。

2：働き方をテレワークへ変更するときは書面で明示する

テレワークへ変更する場合は雇用契約書や労働条件通知書などで、就業場所や労働時間などの労働条件を書面で伝えるようにしましょう。

オフィス以外でテレワークを行う場合であっても、通常のオフィスで勤務する従業員と同様に労働関連法が適用されます。

そのため、労働基準法施行規則や労働契約法では、会社は従業員に働く場所などの条件を書面で交付すべきと定められています。

出典・参照：知っておきたい働くときのルールについて｜厚生労働省 労働基準局 監督課

3：テレワークでも円滑にコミュニケーションがはかれるツールを準備する

テレワークでは、コミュニケーションを全てオンライン上で行うことから、オンライン電話、メール、Web会議システム、チャットツールなどの活用が重要になります。

ファイルの共有も可能のため、社内外での情報交換だけでなく、打ち合わせや会議なども可能です。ツールをうまく活用すれば、より円滑なコミュニケーションがはかれます。

4：テレワーク導入助成金が利用できるか確かめておく

テレワーク導入の際にハードルとなるのが、ツールの導入やセキュリティ対策などで初期費用がかかることです。

そんな時ぜひ活用したいのが、国や自治体の助成金や補助金です。導入時にはテレワーク助成金があるか確認し、申請しておくのがいいでしょう。例えば政府の施策として働き方改革推進支援助成金があります。

ただし、国や自治体によって要件や予算範囲、期限が決められているため、最新情報を確認してください。

5：導入前にITツールに慣れておく

テレワークを導入するには、パソコンやインターネットを整備・利用するスキルが必要です。さらに自社のテレワークに適したITツールの活用が必須になります。

インターネット上で操作できないと業務できないため、導入する前には最低限ITツールを使うのに慣れておく必要があります。

ITツールは専門スキルが特に無くても直感的に使えるものや汎用性があるものが多いため、慣れるようにしておきましょう。

6：就業規則などのルールを見直す

テレワークの人がオフィスに出勤する人と同様に働くために、就業規則などのルールを見直す必要があります。

例えば、テレワークを行うことによって長時間労働とならないように、ルールを設ける必要があります。オフィスへの勤務であれば発生しない経費や従業員負担を伴った場合に、どう対応するかについても同様です。

見直した上で、必要に応じて就業規則などのルールを見直すこととなります。

7：テレワークについてのルールを設ける

テレワークで業務を順調に行うためには、ルールは必要です。

いざ従業員がテレワークをはじめた際にルールがなければ、業務にあたる上で労働時間や連絡方法、必要経費の処理などがわからないと困ってしまいます。

そのためには、就業規則に合わせテレワークの運用ルールやマニュアル、ガイドラインなどを作成しましょう。

テレワークルールを設けて共通認識とすることにより、安心して業務に取り組めるでしょう。