「下記」の意味と正しい使い方・例文４つ・「下記の通り」とは

「下記」の意味

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「下記」という言葉の意味は、「下に記した」という意味です。実際に下記という言葉を使用する場合は、「とおり」と言葉を付け加えて「下記のとおり」と使用することが多い傾向にあります。

「下記のとおり」という言葉を実際に記載する場合には、その言葉の下に「記～以上」形式を用いて具体的な内容をまとめておく必要があります。内容を箇条書きにして記載することで、相手に簡潔に内容を相手に伝えることができます。

記書きについて

「下記のとおりです」を文書で使用する場合、公的な書類にはこの「記〜以上」形式を用いていることが一般的です。

この「記」は「以下に詳細な内容を記しています」という意味であり、「以上」は「お伝えしたい詳細内容は以上で終わりです」という意味です。

文書を書く相手が上司や取引先などの場合は、「以上」を「よろしくお願いいたします」や「ご検討ください」などに置き換えて締めてもいいでしょう。

「下記」の使い方

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「下記」という言葉は「記〜以上」形式を用いることで、公的な文書でも使える便利な言葉の1つです。

「下記」とは、文章が簡略化されるため伝えたい内容がわかりやすく、忙しい方でも何を指している文書なのかをすぐに理解できるという利点があります。

またビジネス文書では、文書を作成した作成者の意図が正しく相手にも伝わり、お互いの理解が合致させる効果が期待できます。

「下記」を使用するのはどんな文書か

「下記」という言葉を文書で使用する場合は、確認したい内容やある事柄の詳細を簡潔に伝える場合に使用します。

たとえば、会社の式典に取引先を招待する場合は、日時、場所、時間などの詳細を明確に相手に伝える必要があります。

この場合は式典を開催する旨を最初に伝え、「記」の後に詳細を記載することで内容が相手に正しく伝わるメリットがあります。

「下記のとおり」の使い方

「下記のとおり」とは、「下」に「記した」＋「とおり」となります。「下に記しているとおりです」ということを指している表現となり、文書の下には明確に詳細を記載する必要があります。

「下記のとおり」と実際に記載する場合には、その文章の下に「記～以上」形式を用いて具体的な内容をまとめて箇条書きにして記載するように作成します。この「下記のとおり」にはルールや留意点があるためくわしく見ていきましょう。

「下記のとおり」のルール

「下記のとおり」という言葉を使用する場合は、その言葉の下に相手に伝えたい詳細をわかりやすく記入しなければなりません。「記」を記す場所や行間などのルールを守ってわかりやすく記入しましょう。

「記〜以上」形式の使い方としては、前文の後に文責者名や日付、部署名なども記入して、文書がいったん完結した形を整えます。そして行間を空けてから行の中央に「記」と記し、前文と同じ幅の箇条書きで内容を列記します。

「下記のとおり」で気をつけること

「下記のとおり」＋「記～以上」を用いる場合、1枚の書類の中に「下記のとおり」が指す「下記」の内容も含めた全文を書き込む必要があります。

「下記のとおり」が指す「下記」の内容が同じ書類の中にないと、何を指して「下記」と述べているのかが分からなくなるためです。詳細の情報が多岐にわたる場合は書き方に注意します。

例文1：社外文書

社外文書の場合は、会社を代表して相手に送付する文書の1つです。相手に失礼のないよう、正しい文書と明確な内容を明記する必要があります。

例文：
拝啓　
貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
皆さまのおかげで弊社は創業10周年を迎えます。つきましては、10周年式典を下記のとおり開催いたします。
敬具

記
日時：○月○日　○時から
場所：○○ホテル
受付にて本状をご提示ください

以上

例文2：社内文書

社内文書の場合は、報告や連絡事項をわかりやすく伝えるために作成します。そのため、挨拶の言葉などは不要となります。文章はすっきり短く作成するように心がけましょう。

例文：
○○の件について

○○について下記のとおりご連絡させていただきます。

記

１）○○○
２）○○○
３）○○○

以上

○○部　担当○○
内線○○○○