就業規則変更届の書き方・記入例・起源・提出方法・必要書類

就業規則の変更方法や、就業規則変更届の記入方法について解説してきましたが、この項では、実際に就業規則の変更を届け出るにあたり、就業規則変更届と就業規則の変更部分以外にどのような書面が必要となるのか、ということについて解説します。

就業規則

まず前提として、就業規則の提出は必須となります。ただし、最初に就業規則を定めて提出する時と異なり、就業規則変更届に添付する就業規則は、変更する箇所を届け出るだけでも足ります。就業規則の何条のどの部分が、以前の就業規則と比べどのように変わったのかがわかるようにすることは必須となります。新旧対照表のようなものであれば、親切でなお良いでしょう。

意見書

就業規則の変更方法の項でも解説しましたとおり、就業規則の変更を届け出る際には、就業規則変更届の他に、従業員の過半数より選出された代表者の意見書の添付が必須となります。意見書の記入方法については、就業規則変更届の書き方・記入方法例の中の意見書の項を参考に進めていけば問題ないでしょう。

前述にも解説しましたとおり、従業員の代表者に意見のない場合でも、意見書には「意見なし」などのコメントが必要となりますので、意見の記載の有無はもちろん、必要事項の記載や従業員を代表する者の押印などが抜けていないかなどの確認も、重ねて行いましょう。

マイナンバー

会社などの事業所が公共機関へ提出する既定の書類にマイナンバーを記載することは、「努力義務」とされています。このマイナンバーの記載が、就業規則変更を届け出についても必要ななのかが気になるところです。

就業規則変更届を書面で届け出る場合に関しては、届出用紙に既定の様式が存在しませんので、記載はしなくても問題ありません。

ただし、今後届出用紙に既定のものができた場合や、電子申請を行う場合などに記載欄が設けられる可能性は考えられます。マイナンバーの記載はあくまでも努力義務ですので、必ず記載すべきか否かについては、管轄の労働基準監督署に問い合わせましょう。

就業規則変更届の提出方法

変更した就業規則に就業規則変更届や意見書の添付の作業を終えたら、次はいよいよ書類の提出となります。提出すべき行政機関へ、就業規則変更届などの必要書類を持参することが一番確実な方法ではありますが、ここでは、業務上などの理由から行政機関へ赴くことが難しい場合、他にどのような提出方法があるのかについて解説します。

郵送

書面による手続きの手段として、労働基準監督署などの窓口への提出の他に郵送という手段も、法律上では認められています。労働基準監督署はさまざまな業務に対応しており、多くの担当者が在籍しています。郵送の場合は、管轄となる最寄りの労働基準監督署に問い合わせの上、担当窓口や担当者名などを確認してから郵送すると良いでしょう。

また就業規則変更届が認可された時は、事業所控えとして書類一式二部のうちの一部を受け取ることとなりますので、返信先を記入し所要の切手を貼り付けた返信用の封筒を、必ず同封するよう心掛けましょう。

電子申請

平成16年3月29日より、就業規則変更届の届け出が会社のパソコンからもできるようになりました。これは、申請用プログラムをインストールし、申請用プログラムを起動させた後に、掲載されたフォーマットに必要事項を入力していく形のものになります。

就業規則変更届も電子申請ができることにより、24時間365日労働基準監督署などの窓口の営業時間を気にせずに、届け出ることが可能となりました。

ただし、官公庁に対する他の電子申請プログラム同様、システムのメンテナンスなどにより、届け出ができなくなる場合もありますので、実際に電子申請で就業規則変更届を届け出る場合は、厚生労働省のホームページなどで確認すると良いでしょう。

参考までに、就業規則変更届の電子申請手順が掲載されたサイトのアドレスを掲載させていただきます。

就業規則変更届　電子申請リーフレット

出典: https://www.lcgjapan.com/pdf/lb01443.pdf |

就業規則変更届の提出先

就業規則変更届をはじめとした書類が一式揃ったら、いよいよ書類の提出となります。届け出先は、会社もしくは事業所の所在地を管轄する労働基準監督署への提出となります。複数の事業所を抱える会社の中の一事業所のみが就業規則を変更する場合は、本社ではなく、その事業所の所在地を管轄する労働基準監督署へ、就業規則変更届の書類を提出します。

また、複数の事業所を有する会社組織が一括し、すべての事業所の就業規則変更届を提出する場合は、本社所在地を管轄する労働基準監督署を経由して、一括して届け出る事ができます。ただし、これは全事業所が同一内容の就業規則を適用している時に、その内容に変更のあった場合に限られます。

東京労働局

東京都に所在地を置く会社や事業所などが、就業規則変更届を提出する場合は、労働基準監督署ではなく東京労働局の労働基準部となります。就業規則に関連する部署は、労働基準部監督課になります。また、紹介しましたように、就業規則変更届に関する書類の書き方などについても案内がありますので、わからないことなどがある場合は問い合わせてみましょう。

就業規則変更届の期限

労働基準法上では、就業規則の変更を届け出る場合の期限については具体的な期日設定はなく、「遅滞なく、所轄の労働基準監督署長に届け出なくてはならない」とあるだけです。施行してから常識の範囲内で遅滞なく届け出る必要がありますので、施行後半年後とか1年後というタイミングは問題外です。概ね1カ月後くらいを目安に提出すると良いでしょう。