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採用通知書はいつくるのか・返信方法・労働条件通知書との違い

初回公開日:2018年10月23日

更新日:2020年10月02日

記載されている内容は2018年10月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

就職活動をする学生さんや転職活動中の皆様にとって、採用通知書がいつ手元に届くのかは、とても気になるところでしょう。ここでは、企業から採用通知書がいつ届くのか、また、届いた後の返信方法や、労働条件通知書や内定通知書といった書類とはどう違うのか、といった事柄につい

採用通知書はいつ来るのか

採用通知書はいつくるのか・返信方法・労働条件通知書との違い
※画像はイメージです

企業が就職希望者を正式に社員として雇用することを決定した際に、そのことを通知する目的で送付される書類を「採用通知書」と呼びます。

採用が決定されると、以前は郵便なども主流でしたが、現在は電話やメールでの連絡が行われることが多く、採用通知書はおおむねその一週間後前後に郵送されてきます。

採用通知書の書式や内容は各社によって違いますが、おおむね、採用決定(内定)のお知らせや同封された書類の案内、その提出期限といった事柄が書かれています。

今回は採用通知書が届くタイミングや、メールが来たときの返信方法をお伝えします。また採用通知書と似た内定通知書とのちがいなどもあわせてお伝えします。これで採用通知書が来たときの対応を学び、円滑な就職活動や転職活動を行いましょう。

「オファーレター」と「採用通知書」は同じ意味

近年では、中途採用者への採用通知書を「オファーレター」と称することも多くなっています。英語の「オファー(offer)」には、『提示』や『申込み』といった意味があり、オファーレターには、採用する職種や待遇条件といった内容が併記されることが多いです。(後述する労働条件通知書と同様の内容です)

特に外資系企業の場合、オファーレターと故障されるケースが多くあります。

中途採用されたが、採用通知書が発行されない理由

転職で中途採用された場合、採用通知書が発行されない場合があります。理由は中途採用の場合、採用決定から入社日までの日数が数週間から、早ければ数日以内というケースが多く、採用通知書を書面として発行する時間がないことによります。

ただし、採用通知書は法的に発行義務のある書面ではありませんが、後述する労働条件通知書は法的に明示することが義務付けられた法定書面ですので、発行されない、発行を希望しても発行してくれない場合、その企業に問題がある可能性が高く、注意が必要です。

採用通知書と内定通知書に違いはある?

採用通知書はいつくるのか・返信方法・労働条件通知書との違い
※画像はイメージです

採用通知書と同じような意味で用いられる名称に、内定通知書があります。企業によっては内定採用通知書という名称を用いる場合もあります。

ニュアンス的にはほぼ同じ意味を指し示す名称ですが、より厳密には、採用通知書が採用が正式に決定したことを意味するのに対し、内定通知書は採用することが内々で決まったことを示し、その確実性に差があるとも言えます。

新卒者を対象とする場合には内定通知書と呼ばれることが一般的です。

新卒者の採用通知書はいきなり送られてはこない。

新卒者の就活の場合、最初から内定通知書が送られてくることはほとんどありません。採用通知(内定通知)を送付してしまうと、それによって法的には雇用契約が成立していると判断されるため、複数の企業の入社試験を同時期に受けている新卒者の場合、内定通知を受け取ってしまうと、就職先の選定に支障が生じることが理由となっています。

このため、新卒者に対しては電話などによる連絡でまず「内々定」が伝えられ、正式な内定通知は10月頃に行われる内定式で渡されることが多くなっています。

採用通知書がメールで送信されてくる場合もある

採用通知書はいつくるのか・返信方法・労働条件通知書との違い
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採用通知書は封書のかたちで郵送されてくるのが一般的ですが、近年では通知書の書面をPDFデータ化したものをメールに添付し、送信してくる場合もあります。

メールの場合、使用しているメーラーによっては迷惑メールに振り分けられ、着信に気が付かないということが起こりうるため、注意が必要です。通常、採用通知書の送付方法に関しては事前にアナウンスされることが多いので、メールでの通知の場合は気をつけましょう。

採用通知書への返信方法

採用通知書はいつくるのか・返信方法・労働条件通知書との違い
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採用通知書には返送の必要のある書類が同封されている場合があります。主だったものとして入社承諾書や入社宣誓書と呼ばれるものが上げられます。

郵送の場合、返信用の封筒が同封されていることもあり、採用通知が届いたら、まず書面に良く目を通し、返送する必要のある書類を遅くとも3日以内に送付しましょう。入社承諾書(入社宣誓書)には署名と捺印をします。

入社承諾書を返送して初めて入社準備が開始される

企業は採用が決定した時点で採用通知を送付してきますが、それだけではまだ、採用に向けての準備は開始されません。採用された側から入社承諾書や入社宣誓書が返送されてきて、初めて本格的な採用準備が開始されます。

つまり、入社承諾書を送付することで、初めて雇用契約が成立することになります。入社承諾書の返送は非常に重要となりますので、遺漏なく実行しましょう。

入社承諾書には添え状を添付する

入社承諾書には添え状を必ず添付しましょう。添え状とは送付状、挨拶状、カバーレターとも呼ばれるもので、送付する書類の概要や宛先となる担当者の部署や名前を時節柄にあった挨拶とともに記します。

添え状を添付するのはマナーでもありますが、送付する書類の概要を記載することで、内容の漏れやミスを防ぐ効果もあります。添え状の書式は自由ですが、記載する内容は以下のとおりとなります。

・送付の日付
・企業名・部署名・担当者名
・差出人の氏名・住所・大学(学部)名・連絡先など
・タイトルと挨拶文
・採用に対するお礼
・送付書類の内容および部数

添え状の書き方については、ネットで「入社承諾書 添え状」で検索するとさまざまなテンプレートがヒットしますので参考にしてください。

お礼状を送る必要はあるか?

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