【受ける側・企業側別】二次面接実施のメールの書き方・返信方法

転職の際の一次面接通過・二次面接実施のメールの返信の仕方・例文

転職の場合の一次面接通過や、二次面接実施に関するメールの返信はどのようなものか困る時があります。一時面接を通過したらできる限り早い段階で返信した方が良いです。採用担当者側からしたらメールが届いているかも確認したいので返信は必須となります。

返信の時の内容としては、一次面接通過ありがとうございますと言った内容と、今後ともよろしくお願いしますと記載すれば良いです。これで、企業側はあなたがメールを受信したことを確認できます。

二次面接実施に関しても、自分が日時などをしっかり確認したことを相手に伝えましょう。

日程・希望日の場合

二次面接実施の日程や、希望日に関する返信をする時の注意点としては、箇条書きで分かりやすいようにメールを記載することが重要です。ビジネスに置いて、日時の確認では特に簡単な内容で間違いのないようにしっかりと箇条書きで記載することでお互いのミスを無くすようにしますが、転職でも同じです。

具体的には、「御社を志望しております田中と申します。二次面接の希望日時ですが、12月1日を希望します。では、よろしくお願いいたします。」となります。また、希望日時については、必要に応じて複数の日を記載しておくと相手も助かります。

参加についての返信

二次面接の参加についての返信では、相手に自分が参加する意向をしっかり伝えましょう。あいまいな表現で二次面接に参加することを記載しても誤解される可能性があります。

メールの内容としては、「早速の二次面接の案内有難うございます。ぜひ、二次面接に参加させていただきたいと思いますのでよろしくお願いいたします。」となります。

これは、簡単な内容すぎではないかと思い人もいるでしょうが、考え方を変えれば簡単な内容にすることで確実に自分の意思を採用担当者に伝えることができるでしょう。

辞退に関する返信

色々考えた結果残念な事に二次面接を辞退することを決めたら、できれば早めにメールを企業に送った方が良いです。理由としては、企業側もたくさんの応募者とのやりとりなどで採用活動中は忙しいです。その時に辞退するかどうかということは、仕事量にも影響が出てくる重要なことなので、早めに伝えましょう。

内容としては、「この度は、一次面接に参加させていただきまして誠に有難うございました。私事で恐縮ですが色々と検討したところ御社の二次面接を辞退させていただきたいと思います。お手数をおかけしましたがよろしくお願いいたします。」となります。

二次面接後のお礼メールの書き方

二次面接後のお礼のメールは簡単な内容で良いので早めに送りましょう。内容としては、2次面接に出席させていただいて有難うございますと言った内容です。場合によっては、自己PRや志望動機を再度記載した内容のメールを送っても好印象です。

具体的には、「この度はお忙しいところ、御社の二次面接に参加させていただきましてまことに有難うございます。私の今までの営業としての経験を活かして御社で働かせていただきたいと考えておりますのでよろしくお願いいたします。」となります。

件名について

二次面接後のお礼のメールの件名は、ひと目で内容が把握できるような文章が良いでしょう。例えば、「二次面接に参加させていただき誠に有難うございました。　田中」となります。これでは内容が分からないと思う人もいるでしょうが、この程度で問題ないです。

採用担当者は、件名を見てどのメールから見るか決めます。その際に、この件名の例文であれば、適切な内容と言えます。逆にあまりにも長い件名を記載しても最後まで見てくれない可能性があるのと、一般的に件名としては不適切です。

本文の内容

本文の内容としては、二次面接後のお礼のメールなので最後であることも考慮して最大限アピールすることも考えても良いでしょう。その内容としては、御社にどうしても入社したい理由や、入社した後に自分がどのように会社に貢献できるかをより具体的に記載するととても印象が良いです。

これは、本当に入社したい人だけが記載する内容なので、採用担当者もあなたの事を覚えてくれます。例文としては、「二次面接でも申し上げましたが、私が御社に入社させていただければ、どのような状況でも全力で売り上げを今まで以上に上げられるように頑張りますので、宜しくお願い致します。」となります。

企業側の二次面接連絡や確認メールの例文

企業側の二次面接の連絡や確認メールの内容は、日時などに間違いがないか再度確認して送るようにしましょう。日程調整は特に、間違えた内容で多くの応募者に送ってしまった場合、後で対処が大変になります。

間違いのないメール内容で一度で済むようにしましょう。また、確認メールとしては、念のため再度二次面接の日時や持ち物について記載した確認メールにすると応募者も混乱しなくて済みます。あくまでも応募者の立場に立ったメールの内容が基本となります。

件名に関して

二次面接の連絡の件名は、「2次面接について」と記載すれば良いでしょう。応募者が見てびっくりするような書き方ですが内容が把握できて良いです。あいまいな表現で二次面接の連絡の件名を記載すると、メールをひらく時に変に緊張してしまいます。

そのため、単刀直入に二次面接についてと記載すれば件名としては、問題ないです。また、二次面接の確認メールの件名では、「二次面接の日時について」で良いです。

本文の例文

二次面接の連絡の本文の書き方はどうでしょう。簡単な書き方としては、箇条書きで二次面接の連絡をまとめて記載します。

例えば、「この度は弊社の一次面接に参加していただき有難うございます。選考の結果、田中様にぜひ二次面接に参加していただきたく考えております。このメールを読まれましたら希望の日時を返信していただけますようよろしくお願いいたします。」となります。