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面接後採用を辞退する時の・面接を辞退する時の連絡方法

初回公開日:2017年09月20日

更新日:2020年08月20日

記載されている内容は2017年09月20日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

就職や転職活動中、面接を辞退しなければならないそ時、辞退の連絡はどのようにすれば良いのでしょうか。今回は場合別に面接後に採用を辞退する時の連絡方法についてご紹介します。波風を立てず穏やかに辞退したい人はぜひ参考にしてください。

面接後採用を辞退する時の連絡方法

面接後採用を辞退する時の・面接を辞退する時の連絡方法
※画像はイメージです

就職や転職で採用された後、他の会社から採用の連絡をもらったり、事情ができたりして採用を辞退しなくてはならなくなることってありますよね。そんな時はどのように連絡すれば良いのでしょうか。今回は場合別に面接後に採用を辞退する時の連絡方法についてご紹介します。

就活で内定を辞退する場合

就職活動を通して内定をもらった場合、内定を辞退することが決まり次第すぐに連絡をするようにします。その会社の営業時間内に、電話で連絡をするようにしましょう。電話をかけたらまず、自分の所属している学校か会社の名前と氏名を伝え、採用担当者に繋いでもらうようにします。採用担当者の人と話せるようになったら最初に内定を辞退する旨を伝えます。

この時のポイントは誠意のある態度を相手に示すことです。その後、辞退理由など聞かれることがあれば、答えられる範囲で答えていきます。最後にお詫びの言葉を伝えて電話を終えます。

内定を辞退する連絡は特に理由がない場合は、電話で行うのがマナーです。メールでは読まれずに捨てられてしまう可能性がある上に、誠意が相手に伝わりません。電話で連絡するのはわだかまりのないよう辞退するためです。他にも手紙で連絡するという方法もありますが、これは電話連絡の後に行うのが一般的です。

アルバイトの採用を辞退する場合

アルバイトの採用を辞退する場合は、相手とのやりとりに使用していた連絡方法で辞退のやりとりをするようにします。電話の他にメールで面接の連絡をしていたという人はメールで辞退の旨を伝えても良いでしょう。電話もメールも使っていた場合は、相手から了解したというメッセージを受け取れる方を選びます。

メールでは相手から返信がもらえず、連絡とれているのか確認できないことがあるので電話番号が分かる時はなるべく電話を使うようにしましょう。アルバイト先への連絡も、まずは辞退したい旨を伝えるところから始めます。辞退理由は特に聞かれない限りは伝えなくても良いでしょう。

派遣会社を経由した仕事の採用を辞退する場合

派遣会社を経由して会社から採用通知をもらった場合、辞退の連絡は直接会社には行わず、派遣会社に電話またはメールをするようにします。派遣会社は辞退連絡も含めて、派遣社員と会社を仲介する役割を持っています。派遣会社の方から会社に連絡してもらうことができるので、まずは派遣会社に連絡しましょう。

ハローワークの招待状がある面接を辞退する連絡方法

ハローワークの招待状がある会社の面接を辞退する時は、会社に連絡する前にハローワークに辞退したいということを相談しましょう。ハローワークよりも先に会社に連絡してしまうと、そのハローワークと会社の信頼関係に、ヒビを入れてしまうことになりかねません。ハローワークの職員の指示に沿って、連絡をするようにしましょう。

招待状のある面接を辞退するリスク

招待状がある面接を辞退すると、次に他の会社の面接を受けられなくなってしまう可能性があります。これは次も辞退されてしまうのではないか、という不安がハローワークの方にあるためです。そのためハローワークなどの就職支援機関を通して、就職活動をする場合はなるべく面接を辞退しないようにします。どうしても辞退する時は、職員にしっかりと辞退理由を伝えましょう。

面接辞退のメールの書き方

面接後採用を辞退する時の・面接を辞退する時の連絡方法
※画像はイメージです

面接辞退の連絡をメールで行わなくてはいけない場合のメールの書き方をご紹介します。メールは面接の日程調整のメッセージに返信するか新規作成の形で書いていきます。件名は相手が件名を読んで内容をある程度把握できるものにします。氏名を入れると他のメッセージと混同されるといったミスを防ぐことができます。

メッセージの内容は「面接を辞退したい旨」「辞退理由」「お詫びの言葉」の3つで構成していきます。内定を辞退する連絡もビジネスメールになります。言葉遣いに注意するようにしましょう。

面接辞退のメールの例文

基本的に辞退の連絡は電話でするようにします。しかしメールで連絡しなければならないという人もいるはず。ここではメールで面接を辞退する場合の件名と本文の例文をご紹介します。

件名の例文

「○○日の面接について(氏名)」
「面接辞退のご連絡とお詫び(氏名)」

就活の面接を辞退する場合の例文

株式会社○○採用担当××様、お世話になっております。△△大学の就職太郎です。先日は面接のご連絡をいただき本当に感謝しています。誠に身勝手で申し訳ないのですが本日は〇月×日の面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。せっかくいただいたチャンスを不意にしてしまうことが心苦しく、今日まで迷っていたのですが、自身の進路について何度も熟考した結果このようなご連絡となりました。

就職活動を通して大変お世話になりましたことを心から感謝申し上げます。本来ならばお電話しなければならないところですが取り急ぎメールでご連絡差し上げあげましたことをお詫び申し上げます。最後になりますが貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

アルバイトの面接を辞退する場合の例文

株式会社○○アルバイト採用担当者様、お世話になっております。△月×日にアルバイトの面接に伺う予定だった○○と申します。私事で大変申し訳ないのですが、次回の面接を辞退させていただきたく思います。お時間を調整していただいたのに、本当に申し訳ありません。

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