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就活電話の折り返しのマナーと対応例・OK/NGタイミング

初回公開日:2017年11月03日

更新日:2020年08月20日

記載されている内容は2017年11月03日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

就活中の方にとって、電話のマナーは特に大切なものになります。電話をかけても良い時間帯や、避けた方が良い時間帯の他、使ってははいけない言葉など気を付けなければならない事がたくさんあります。それらのマナーを覚えて、就活に活用してみましょう。

好印象を与える就活電話の折り返し方と対応法

近頃では SNSが普及したことで、電話をかける機会が少なくなりました。電話をかけなくても十分に便利な生活をおくることが可能ですが、社会に出ると、そうとも言っていられません。特に今現在就活中の方は、正しい電話のかけ方をきちんと理解されているでしょうか。就活中は、問い合わせのためや折り返し電話など、ビジネス用の電話には正しい電話のマナーがあります。

きちんとマナーに則った電話のかけ方をしないと、採用担当者にこの学生は採用できないと思われかねません。

社会人として重要な電話応対

企業において、電話をかけることの長所とはまず、その場ですぐにやり取りができるため、相談や話し合いがしやすく、臨機応変に動くことができるということでしょう。

現代では携帯電話やスマートフォンが普及しているため、お互いがどこにでも通話が可能であるということ、相手に連絡を取るための最も確実で早い手段であるということです。とはいえ電話には逆に短所もあるため、その短所を把握しておき、就活中、そうなった際の対処方法を覚えておく必要があります。

逆に、電話でやりとりをする際の短所とは、「記録に残らないこと」です。録音でもしない限り電話の声を記録に残すことはできません。このため就活中は、電話を受けるときには必ずメモを取るようにしましょう。

電話を受けてもらうということは、相手の手を塞いでしまうということですので、相手の方の業務の手を遮ることになります。このため電話をかける時間帯や状況に気をつける必要があります。

就活中の電話のかけ方と気をつけたいマナーとは

就活をされている方にとって重要になる電話のかけ方ですが、それでは就活中に、正しく電話をかけるためには、どのようにしたら良いかについてご説明していきましょう。

聞き返さないこと

就活中には、電話や折り返し電話をする上で、連絡事項を伝言してもらうことや、質問をすることが多々あります。その時、何度も聞き返すことのないように、手元にメモと筆記用具を用意して書き留めておくようにしましょう。

また、電話をするマナーとして、静かな場所、電波の良いところで電話をかけるようにしましょう。

電話をかけた際の話し方の順番

1.まず初めに自分の名前を名乗ること
2.次に相手の方を呼び出してもらうこと
3.相手の方が名乗ったら、その名前を繰り返し間違いがないか確認をすること
4.取り次いでもらった場合にはもう一度あいさつをすること
5.用件を伝える
6.今応対ができるかどうか確認をする
7.必要事項を確認したら、もう一度復唱してお礼を述べて電話を切る

以上の順番でお話しをしましょう。

就活電話の注意点

就活電話をかける際には以下のことに注意をして下さい。

・会社が忙しいであろう時間帯は避けること、特に 午前9:00から 10:00、午後5:00から 7:00の間は避けておきましょう。

・不在の可能性が高い時間帯、出社前の午前9時前、お昼休みの 午後12:00から1:00、退社時間の 午後6:00以降には電話をかけないようにしましょう。

・電話をかける際には、雑音が入らない静かな場所を選び、電波状況の良い場所からかけること

・電話をかける前には、あらかじめ要件や話す内容を書き留めておくこと

・筆記用具やメモ帳またはスケジュール帳など、メモをとれるものを手元に用意しておくこと

名乗り方の例文

「お忙しいところ失礼いたします。私、○○大学の○○と申します。」このように、まず最初にあいさつを、次に大学名と名前の順で名乗ってください。

名乗らなければ、だれからかかってきた電話なのかが分からず、相手の方を困らせてしまいます。電話をかける際には、まず始めに名前を名乗るようにして下さい。

初めのあいさつとしては、「お忙しいところ失礼いたします。」または「お忙しいところ恐れ入ります」と話します。夜間に電話をかけなければならなかった場合には、「夜分遅く失礼いたします。」とお話しします。

折り返し電話をするためにも時間の確認をする

場合によっては相手の方が忙しく、応対できない可能性もあります。その場合には、何時頃、または何日の何時であれば、時間を取っていただけるのか、都合のつく時間帯を確認して、改めて電話をかけ直しましょう。

就活中の会話のマナーには

就活電話で相手の方と会話をするときは、以下のことに注意をしてお話しして下さい。

・日時や場所などの重要なことは復唱すること

・日時や場所、応対してくれる方の名前や部署名、または内線番号などの連絡先をメモすること

・電話中は聞き取りやすい適度に大きな声で、明るくはっきりと話すこと

・正しく敬語で話すこと

最後にお礼を述べること

電話を切る前に、先方と約束したことの聞き間違いを防ぐために、もう一度繰り返し復唱して下さい。内容の確認ができたら、お礼を述べて電話を切ります。

例えば「それでは○月○日○○に伺います。本日はお忙しい中、ありがとうございました。失礼いたします。」と言って電話を切りましょう。電話を切るときは、相手の方が、電話を切るまで待ってから、そのあと電話を切るのがマナーです。必ず相手の方が電話を切ったのを確認してから受話器を置いて下さい。

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