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就活の電話の受け方のマナーと電話のかけ方のマナー・折り返し

初回公開日:2017年11月14日

更新日:2020年08月20日

記載されている内容は2017年11月14日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

就活する上で避けては通れないのが応募先企業との電話応対。今一度、就活の電話のマナーについて確認してみましょう。その電話応対によって採用担当者の印象がぐっと良くなります。今回は、就活中の電話マナーに必要なことをわかりやすくレクチャーします。

就活の電話の受け方のマナーは?

就活時には、応募先企業から電話で連絡もよくあります。突然の電話ですと、あわててしまうこともあります。あらかじめどんな対応をしたらいいのか、どんな電話のマナーがあるのか、分かればスムーズに対応できますのでここでしっかりチェックしておきましょう。

企業からかかってくる電話の大半は面接の連絡ですから、この電話でしっかり確認をしなければなりません。電話の受け答え、マナーをマスターしておきましょう。

電話の受け方のマナー・7つのステップ

①すばやく電話をとる。(3コール以内が目安)②挨拶をあかるく元気に。必ず、名前を先に言いましょう。③用件をおうかがいする。④お礼を言う。⑤承諾ならば承諾の返事を。NGならば、他の日時を提案する。⑥確認のため、復唱をする。⑦最後のお礼をし、挨拶をして電話を切る。

この7つのステップが基本的な就活の電話の受け方のマナーになります。終始明るい声で、ハキハキと話すようにします。せっかくきちんとした応対をしても暗い声、はっきりしない声、ぼそぼそした声ですと良い印象は持たれません。そこは意識していきましょう。

就活の電話の時間のマナーは?

電話の時間マナーの基本

就活での電話はいつかけてもいいというわけではありません。ここを理解していないと、「この応募者はビジネスマナーがない」という印象を持たれかねません。電話の時間のマナーは就活の基本中の基本になりますのでしっかりおさえておきましょう。

基本的にはその応募先企業の就業時間内にかけるのがマナーですが、一般的に会社が忙しいとされている時間帯(9:00~10:00)、お昼休み時間(12:00~13:00)、就業時間終了間際(18:00前後)はマナー違反です。また、応募先から指定された時間があれば、必ずその時間を守りましょう。

就業時間外の時間や休日に電話をかけるのはたとえ就活時でも避けるべきです。ただし、指定がある場合はその限りではありません。

どうしても就業時間外や忙しい時間などにかける場合

相手に指定された場合など、就活する上で基本の電話のかける時間以外に応募先企業に電話をかける必要がでた場合もあります。

そういった時は、忙しい時間にかける場合は、「お忙しい時間に申し訳ありません」、お昼休みの場合は、「お昼休み中に申し訳ありません」、夜間の時間の場合は、「夜分遅くに申し訳ありません」など、その場に応じた謝罪の言葉を付け加えましょう。

就活の電話のかけ方のマナーは?

基本のかけ方・7つのステップ

もし、相手が不在だったら?

電話をかけたのに相手が不在だったら、基本的にはもう一度こちらからかけ直すようにします。ただし、電話にでた方に、都合の良い日時をきちんと聞きます。「○○様はいつ頃お戻りになりますか。またその時間に改めさせていただきます」と伝えるのがベターです。

就活の電話の折り返しのマナーは?

基本的に就活では、応募先からの電話が留守番メッセージに入っていたら、すぐに折り返します。ただし、就業時間内でないならその限りではありません。折り返す時もきちんとマナーを守れば、印象がアップします。

後は、ほぼ、先ほどの電話のかけ方のマナーと同じですが、違うのは、取り次いでもらうときは留守電にメッセージをくれた相手宛であることと、「先ほど、私にお電話を頂いたようなのですが」と相手から連絡があったので折り返したと伝え、取り次いでもらいましょう。

相手がでたらまず、「お電話いただきましてありがとうございます」と電話をいただいたことへのお礼を言うのを忘れないようにしてください。

病院での就活の電話のマナーは?

病院での就活の場合は、一般企業と違い休診日が平日にある場合が多いので休診日を必ず確認します。もちろん休診日は避けるのがマナーです。また、昼休みが一般企業よりも長く設定されていますのでそこにも注意が必要です。

また、病院では特に午前中は大変忙しいので避けるべきでしょう。午後も診察時間内は避けるようにして診察時間が終わって少しした時間帯がベストです。病院ではシフト制が多く、担当者が昼間に不在の時もあります。その場合は、必ず担当者の在席時間や都合の良い時間を聞いて再度、かけ直します。

電車の時の就活の電話マナーは?

電車に乗っている時に応募先企業から電話がかかってくるときもあります。その場合は、正直に、「申し訳ありません。今、電車に乗っておりましてお話しできない状態ですのでまたこちらから折り返します」と伝えましょう。

または、どこかの駅についたタイミングならば、一度、電車から降りて話してもいいでしょう。ただし、ホームですと、騒がしいのでやはり、は時間をおいてこちらから折り返すように伝えることです。

もし、相手からかけ直すと言われたら、いつなら電話にでられるか、伝えます。電車に乗っているにもかかわらず、かまわずそのまま話すのはたとえ就活中でもマナー違反になります。

意外と採用担当者は、ビジネスマナーだけでなく、社会のマナーである、「電車の中では携帯電話で話さない」ということにも注目しています。一般常識があるかないかは社会人にとって重要なことですのできちんと守りましょう。

内定の就活の電話のマナーは?

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