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【ケース別】OB訪問のアポを取る時のマナーと方法|メール例文紹介

学生の時は、目上の社会人に電話をかけるという機会が少ないため、OB訪問のアポ取りの電話は緊張してしまうかもしれませんが、失礼がないようマナーに気を付けて誠意をもって話をすれば心配する必要はありません。

OB訪問を電話でアポを取る時のマナー

電話をかける際の心構えと事前準備

学生の時は、目上の社会人に電話をかけるという機会が少ないため、OB訪問のアポ取りの電話は緊張してしまうかもしれませんが、失礼がないようマナーに気を付けて誠意をもって話をすれば心配する必要はありません。

しかし緊張すると事前に決めていた内容なども、頭の中が真っ白になってしまい、言葉が出てこなくなってしまうこともありますので、事前にメモを作成して話の流れを通話中でも確認できるようにしておくと、落ち着いて話をすることができます。

電話をかける時は雑音が入らないよう静かな場所を選び、携帯からかける場合には電波が切れてしまわないよう十分注意しましょう。歩きながらかけたり何かをしながらかけるのは、相手からは見えなくてもなんとなく伝わってしまいます。目上の人に電話をする時に、ながら作業は失礼にあたりますので気を付けましょう。

屋外の場合はこちらが静かでも、携帯が風を拾って相手には大変な雑音になってしまうこともありますので、室内の雑音が入らない場所で電話をかけましょう。

気を付けておきたい話し方

言葉選びは敬語を使い、できるだけ丁寧な言葉を使います。正しい敬語が使えていなくても、丁寧に話そうとする態度は相手に良い印象を与えます。

話し方ははっきりと聞きやすいように発音し、早口になってしまわないよう心がけましょう。電話での声の印象は直接顔が見えないからこそ重要であり、人が聞きやすい声のトーンは、ドレミファソの「ソ」の高さです。通常話している声よりもほんの少しだけ高めに発音しましょう。

また声は表情を顕著に表します。相手からは見えていなくても笑顔で話すと声にもちゃんと伝わるので、可能であれば鏡を目の前に置いて相手がそこにいるつもりで話してみるなど工夫をしましょう。

要件は簡潔に、電話をかけた目的が相手に分かりやすいように伝える必要があります。だらだらと何が言いたいのか分からないような話し方ではなく、テキパキと伝えたい要点を抑えながら話しましょう。

取り次いでもらう時のマナー

企業の中にいる個人に電話をかける場合には、まず受付の人に取り次いでもらう必要があります。電話を取り次いでくれる方にも、「お忙しいところ恐れ入ります」と気遣いを示しましょう。

まずは受付の方に、大学名・学部・氏名を名乗ってから電話をかけた要件を伝え、目的の人に取り次いでほしいという希望を伝えます。大きな企業の場合、同じ苗字の人が複数いる可能性もあります。正確に取り次いでもらうためにも、部署名が分かる場合は部署名も添えて、相手方の氏名はフルネームで伝えましょう。

電話を切るときのマナー

電話を終える時、受話器を置くまで油断してはいけません。話が終わったからと、すぐに受話器を置いてしまうのは失礼です。話が終わったら相手が受話器を置くのを確認してから、通話を切りましょう。受付で取次いでもらう相手が不在だった場合、受付の方はこちらが電話を切るのを待つ場合があります。その時は5秒ほど様子を見て、こちらが電話を切るのを待っているようであれば、こちらから切っても問題ありません。

そういった場合は受話器をそのまま置くとガチャガチャと音がしてしまい、雑な印象を与えてしまいます。固定電話の受話器を置く時は、電話を切るところを指で押して通話を切ってから、一旦指を離し通話が確実に切れていることを確認して受話器を置きましょう。どんなに丁寧に話しても、電話の切り方一つで台無しにしてしまうことがないよう十分注意してください。

OB訪問を電話でアポを取る時の方法

OBの連絡先は大抵の場合、大学のキャリアセンターの名簿で調べて、興味を持った会社に卒業生がいる場合はその方宛に連絡を取ります。

まず電話をかけたら受付の方に、「お忙しいところ恐れ入ります。○○大学〇年生の(氏名フルネーム)と申しますが、△△課の(相手方のフルネーム)さんはいらっしゃいますか?」と伝え取り次いでもらいます。受付の方に要件を聞かれた場合は、「OB訪問の件でお電話をさせて頂きました」という旨を伝えましょう。

取次先の方が電話口に出られた場合は、再度身分を名乗ってから連絡先を知った経緯とOB訪問をしたいと思った理由を説明し、「お忙しいところ大変恐縮ですが、OB訪問のお時間を頂くことは可能でしょうか?」と尋ねます。OB訪問の承諾を得ることができたら、場所と日程を調整に入りますが、社会人は忙しく都合を調整するのが難しいこともありますので、日程は相手方の都合を優先してください。この時にいつがいいかを逆に聞かれる可能性もあるので、その時のために自分の都合がいい日時を、事前に確認していくつか候補に持っておきましょう。

時間と場所が確定したら、最後にもう一度間違いがないか復唱して確認し、電話の応対のために時間を頂いたことに対してお礼を述べ、相手が電話を切るのを確認して、通話を終了します。

OB訪問のアポを取る電話をするベストな時間帯

電話をかける時間にも注意しなければなりません。OB訪問先の企業の営業時間を事前にチェックしておき、土日に営業している企業であっても平日の営業時間内に電話をかけます。会社では朝一番の時間帯は、会議やミーティングが行われている可能性がありますのでなるべく避けましょう。また昼休憩の時間帯も、相手方が社内にいない可能性が高くなりますし、休憩時間を邪魔してしまうので控えた方がいいでしょう。

企業によって忙しい時間帯は違いますが、常識的に考えて始業時間・就業時間は忙しいことが多いので、ちょうど中間あたりの時間帯を狙って電話をかけます。一概には言えませんが、比較的電話応対がゆっくりできる時間帯は、平日14:00~16:00あたりが良いでしょう。

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