書類送付の案内・メール送付方法・書類送付状の書き方と例文

更新日：2024年04月15日

書類を郵送する際に一緒に送付したり、書類をFAXで送信するときに添えたりする、書類送付の案内書面のことを書類送付状と言います。ビジネス上のやりとりでは欠かす事のできない書類の一つです。ここでは、この書類送付状について、書き方と例文をご紹介いたします。

書類送付状の書き出しには、いきなり本題に入るのではなくワンクッションをおく、頭語と結語を用います。頭語は「こんにちわ」「お世話になっております」という挨拶にあたり、結語は「さようなら」といった文末に書く手紙の様式のことです。

ビジネス文章では、頭語に「拝啓」「謹啓」、結語に「敬具」を使います。

・拝啓　貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。〜
・拝啓　時下ますますご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。〜
・謹啓　貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。〜

「拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」のように、「拝啓」の後に一文字あけて挨拶を続けるのが普通です。この時は、時候の挨拶は必要ありません。

挨拶文の後に、見て欲しい箇所の説明や本題などの文章が続きます。

例文の添付書類について

明細書・請求明細書がある場合には、これらを同封して請求書と一緒に送るのが一般的です。

例文の備考欄について

送付する書類に関する補足説明があれば、備考欄に記載します。請求書の書類送付状の場合は、振込先情報（口座や名義）がここに記載されている場合もあります。

・誠に恐れ入りますが○月○日までにお振込み下さい。
・恐縮ではございますが、振込手数料はご負担下さいますようお願い申し上げます。
・ご不明な点がございましたらお手数ながら上記担当者までお問い合わせ下さい。

領収書に同封する書類送付状

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領収書を郵送するときに、同封する書類送付状の例文です。請求書の場合と同様で、セロ窓付き封筒をお使いの場合には、宛先住所欄（宛名、住所）が窓から見えるように位置合わせをすると便利です。

例文

・送付日付：平成◯◯年◯◯月◯◯日

・宛先：◯◯株式会社◯◯部◯◯様

・差出人：
「住所：東京都◯◯区◯◯1−2−3
電話番号：.000-0000-0000
◯◯株式会社
◯◯支店 ◯◯部　山田」

・タイトル：書類送付のご案内

・本文：
「拝啓　貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
下記のとおり書類を送付いたしますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
敬具」

・添付書類：領収書（　　月分）　　3枚

・ご利用明細：
「領収書No.00001　金額　1,200,000円　（備考）◯月◯日ご入金分
領収書No.00002　金額　500,000円　（備考）◯月◯日ご入金分
領収書No.00003　金額　500,000円　（備考）◯月◯日ご入金分
合計金額 2,200,000円」

・備考欄：※必要事項を記載