保険証を郵送するときの添え状の書き方・郵送方法｜返却
更新日：2024年02月19日
添え状の書き方について
添え状の書き方についてお伝えします。ご準備していただくのはA4サイズの罫線入りの白い便箋です。書く内容ごとに書き方と、なぜ書かなければならないかの理由についてもお伝えしていますので、参考にしてください。
「部署」と「宛名書き」について
いざ添え状を書こうと考えてもどのように書けばよいのかわかりません。それでは添え状の書き方をお伝えさせていただきましょう。
1行空けて左側の罫線の端から1マス開けて相手の部署と名前を書きます。この場合はフルネームではなくて、苗字のみにします。〇〇部空白を1マス入れて〇〇様で改行します。
「送付内容」について
部署と宛名書きが終わったら改行し、部署名の頭文字に揃えるように下に自分の退職した日を書きます。もしかしたら同日付で自分の他にも退職した人がいる場合があるからです。〇月〇日付で退職いたしました〇〇部の〇〇です。健康保険証を同封しております。と記します。この時点では改行しません。
「送付理由」について
保険証を発行していただいたときに保険証は手渡しで、人事部もしくは総務の人からもらったという記憶はないでしょうか。本来は手渡しで保険証を返却するのが礼儀です。しかし、やむ得ない理由がある場合はその旨を伝えておく必要があります。書き方の例として、「直接お渡しできず大変申し訳ありません」と記入します。
「依頼」の書き方
改行せずに次に保険証を返却し、社会保険からの脱退手続きを依頼します。脱退手続きをしなければ、国民健康保険への加入や転職先の雇用保険への加入ができないからです。どのような内容にすればよいかお伝えします。「お手数おかけしますがお手続きのほど、何卒、よろしくお願いします。」と記入します。
「感謝の気持ち」の書き方
本来なら退職時に感謝の気持ちを伝えるのが本来ですが、保険証を郵送した場合はそれができません。一方的な依頼にならないように感謝の気持ちも一緒にこの場で伝えましょう。どのような内容にすればよいかをお伝えします。「〇年間さまざまな面で大変お世話になりありがとうございました。ここに改めて感謝を申し上げます。」と記入します。
勤続年数が少ない場合の感謝の気持ちの書き方
勤続年数が少ない場合でも保険証を郵送で返却する場合は、感謝の気持ちを添え状に書きましょう。人と人とのつながりはどの場所であるかわかりません。その場合の書き方は、「少ないお付き合いでしたが、さまざまな面で大変お世話になりありがとうございました。ここに改めて感謝を申し上げます。」と記入します。
会社に対しての発展を祈る言葉の書き方
ここで改行します。文頭をそろえて「最後になりますが貴社のますますのご発展と皆々さまのご健勝を心よりお祈り申し上げます」でしめます。
日付の書き方
ひととおり添え状の内容が完成したら、日付と自分の名前を書きます。書き方は便箋の右端に寄せいて罫線の右端の部分から1マス空白を開けた場所に日付の「日」の部分が来るように日付を配置します。日付は西暦もしくは年号から書き始めます。書き方は、「2018年3月26日」と書きます。
名前の書き方
初回公開日：2018年04月25日
記載されている内容は2018年04月25日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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