会議での議題例・効果・書き方・提案方法・「議事」との違い
更新日：2024年04月06日
会議での議題例
会議とはあらゆる会社で当たり前のように行われるものではありますが、いろいろと形骸化していることもあり、「この時間無駄ではないのか」と疑問に感じてしまうことも頻繁にあります。
このようなダラダラとした緊張感がない状況を避けるために重要なポイントの一つが、どのような「議題」を用いて会議を開催するのかです。ここがあやふやのままでは会議の意味も大きく損なわれます。
リーダー会議
リーダー会議だけではちょっと定義があやふやなままなので、「現場を担うリーダーやプロジェクトリーダーのような実質的なまとめ役を担っている方々を集めて行う会議」として話を進めます。
この場合のリーダー会議における議題となるのは「現場の問題をどのように解決するのか」といった対応方法をまとめる会議か、「これからどのような方向性で進めばいいのか」といった意思決定をする会議になるでしょう。
これらのことを理解したうえでの議題は「○○プロジェクトにおける問題点および改善点」といったものになります。いろんな人たちがつながっている仕事は一つの部署のみで片付けられるものではないものが多く、それぞれの問題点をあぶり出しして現場に沿った改善策を実行する必要があります。
役員会
役員会のような会社の上役がそろって行う会議というのは会社の方向性などを話し合うことになりますので、こちらも「○○をどのような方向に改善するのか」といった議題になります。
ただし、あまりにも漠然としすぎている議題は参加者がイメージしにくくなり意味のある会議になりにくいので注意しましょう。例えば「○○期の売上低下についての対策」という議題にするのではなく「低下する売上を前年度並みに戻すための対策」といったある程度の方向性を持たせた議題にしてください。
ここでの議題のポイントは、ある程度明確なテーマがある状態にするということです。役員会議の場合はある程度会社の運営にかかわる部分を話し合うこともできますので、かじ取りに関係する部分も切り込むことができます。議題もしっかりと焦点を絞って切り込んでください。
労使懇談会・協議会
労使懇談会や協議会といわれてもよくわからないという人もいるでしょう。これらの集まりは会社によって名前が異なることも多く定義もあやふやなのでまずはそこから説明します。
ざっくりと説明すると、職場の問題点を管理する側の人たちつまり職場の代表者と話し合いをする場所です。これは職場懇談会といわれることもあります。これが企業側の経営本心の説明や労働者側の意見を集約してのお話になった場合は経営協議会となります。
経営者側と労働者側の話し合いの場所となりますので、ここで使う議題は必然的に「年次有給休暇を取得しやすい環境について」とか「時間外労働の削減について」といった議題になるでしょう。
ただし、これらの議題をいきなり提示されても話し合いにならないことが多いので、必ず労働者側に「職場意識改善計画の内容について」といった要点をまとめた告知やメールを必ず拡散する必要があります。
総会など
総会のような集まりの場合はある程度形式が決まっていますので、議題もほとんど決まっている状態です。特別な決議事項がなければ「取締役選任の件」といったシンプルなものにしてください。ただし、これは特別決議事項があるような内容ならば、注意を要する必要があります。
議題設定の効果
議題とはその会議において討議すべき具体的な題目の事です。何度か具体例を議題として明記していますが、具体的な題目として会議前に多くの方に提示することになりますので、この部分で過ちを犯してしまうとなかなか非効率な会議になってしまいます。
すれ違いが減る
議題設定がうまくいっている場合は、参加者がある程度意見を温めた状態で参加してくれるようになりますので、いろんな意見が出やすく活発化してお互いの意見のすり合わせができるようになります。
議題が不明瞭だとどのような発言が適しているのかわからない状態で挑むことになりますので、なにか悶々としたものを抱えながら会議当日を迎えてしまうこともあるでしょう。その結果「思っていたのと違う」という考えが生じて、活発化しない会議となり意見のすれ違いも多発します。
会議時間が減る
ある程度方向性が定まった議題を提示してもらえば、すでに方向性が決まっていることでそこに向けての意見が集まっていきます。これも事前に通知されれば参加者もその議題に沿った考えを述べてくれる状態で挑んでくれますので、ポンポンと効率よく進むでしょう。
議題があやふやだとどうしても方向性のお話や議題についてのお話で長時間経過してしまうので、会議時間が大幅に伸びます。会議が延びれば延びるほど、中身が薄くなっていきどのようなことを話したのかも忘れてしまうようになりますので、意味も薄れていきます。
そのような状況を避けるために効果的なのが、議題を決めて方向性をある程度示した会議となりますので、参考にするところは多いです。
初回公開日：2018年04月18日
記載されている内容は2018年04月18日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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