成果報告書とは・書き方と例・テンプレート・手引とは

更新日：2024年04月17日

成果報告書を上手に作成するためにはどうしたらいいのでしょうか。ただ数字や結果を羅列するだけでは味気ないですし、相手がきちんと理解しやすいように読みやすくてわかりやすい文書にすることが大切です。ここでは成果報告書を作成する上でポイントとなる要点をご紹介します。

新しい情報が盛り込まれているか？

成果報告書は、大抵決まったフォーマットがあります。それに準じて埋めていくことが多いですが、会社にとって有益な情報があれば追加で記入するといいでしょう。報告書だからといって決められた事ばかりでなく、プラスアルファの情報を入れてもいいでしょう。場合によってはプラス評価になる可能性もあるでしょう。

内容が整理されているか

成果報告書は、客観的な文書を書く上で大事なのは知りたい情報がきちんとまとめられているか、ポイントを押さえて書かれているかが大切です。成果報告書なので、あれもこれも必要のない多くの情報を盛り込めばいいというわけではありません。

スッキリ整理された構成の文章は読み手もスラスラ読むことができますし、要点が伝わりやすいです。不必要な情報は抑えて、大事な部分は残すように書くといいでしょう。

成果報告書の書き方例

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成果報告書の書き方の一例をご紹介します。

結果を前にもってくる

成果報告書を書くにあたって、わかりやすいのは数値化できます。まず、客観的な数字を記述しましょう。その後に、具体的な成果内容や自分の所見、先方のコメントや商談内容について書きましょう。特に、成果報告書のボリュームが多いときには、結果の数字をまとめることで相手はスムーズに読み進めることができるでしょう。

例）今期の新商品発表展示会について　
先日【会場名】にて【商品名】の新商品発表展示会を行いました。
＜来場者人数＞
・A社〇〇人
・B社〇〇人

＜主な成果＞
・サンプル依頼〇〇件（A社、D社）
・後日訪問アポイント〇〇件（B社）
・具体的な案件情報〇〇件（C社）

＜来場者からのコメント＞
＜所見＞

箇条書きにする

ダラダラと長い文章が続いて、結論がわからない成果報告書は多く見られます。自分の言いたいことを盛り込みすぎてしまうと、かえって要点がぶれてしまい相手は読みにくいでしょう。スッキリと簡潔に伝えるには箇条書きを使いましょう。

×の例）〇〇社の〇〇氏より〇〇の依頼があったのですが、〇〇の事情ですぐに対応することができなく、先方には1週間後に提出期限を延ばしてもらうよう交渉しましたが、あいにく予定が合わずに持ち越しになってしまいました。

これだとグダグダしていてなんだかスッキリしません。

改善例）〇月／〇日　〇〇社の〇〇氏より〇〇の依頼〇〇の理由により提出期限延期の交渉中

カテゴリ化する

成果報告書は何について書いてあるのかわかりやすくするために書きたい項目をカテゴリ化するといいでしょう。

例）〇月〇日の〇〇について報告します。

1．〇〇について

2．△△について

3．□□について

まとめ

あいまいな表現はさける

成果報告書で読みにくのはあいまいな表現が多い文書です。例えば「多い」「少ない」「高い」「安い」というような抽象的な表現は避けましょう。「そのような、結構、だいぶ、大多数、おおむね、少し」はその人の価値観によります。具体的な数がわからないようなときはアバウトな数字でもいいので入れましょう。

〇〇前後、約〇〇など、特に「時間や人数、金額」は気を付けましょう。成果報告書は、一人だけでなく複数人が目を通すものですから、あいまいな表現は避けたほうがよいでしょう。

感想と事実は分ける

自分の主観と客観的事実は分けて書くようにしましょう。そうしないと、どこまでが事実なのか相手が混乱してしまいます。成果報告書で感想ばかり続くのも考え物です。感想は補足程度に入れるようにするといいでしょう。

×例）今期は、〇〇前期から継続提案中だった〇〇案件がようやく実を結び受注につなげることができました。当初は、先方も予算が厳しいと言われていたので、私もどうなることかと懸念しておりましたがなんとか失注せずにすみました。目標数字まであと少しなので今後も努力していきたいと思います。

改善例）〇〇年〇〇期　〇〇受注（売上数字、数量、納期、取引先など）予算が厳しい案件でしたが〇〇の再提案や〇〇のフォローといったこともあり無事受注することができました。目標数字まであと〇〇なので今月中には〇〇や〇〇案件を受注確定まで持ちこめるよう努力します。