お詫びメールの送り方と書き方・例文｜宛先漏れ/名前間違い

更新日：2024年04月09日

ミスは誰にでも起こりえるものです。間違ったメールを相手に送ってしまった場合には、事実確認をして、自分に非があった場合には速やかにミスを認め、すぐにお詫びのメールを送りましょう。お詫びのメールには、どれだけ簡潔な文章で気持ちを込められるかが重要です。

Gmailを利用される場合には、画面の右上にある歯車のマークをクリックし、メール設定を選びます。次にメール設定画面の「全般」と書かれたタブを表示しましょう。「署名」欄のテキストボックスに内容を入力したら、その下の「変更保存」をクリックし完成になります。

名前間違い

会社名や相手の方のお名前を間違えるということは、絶対にやってはいけない失敗のうちの一つです。会社名やお名前を打ち間違えたままでメールを送ってしまい、そのままお詫びもせずにいると、あなたのイメージは災厄のものとなってしまうでしょう。お詫びのメールを送信する前には、必ず会社名や相手の方のお名前を見直すようにして下さい。

お詫びのメールに敬称をつけ忘れた場合

お詫びのメールに限らず、メールでのやりとりには「様」といった敬称を忘れて、そのままメールを送ってしまう場合があります。お詫びのメールを受け取った方は、書き忘れたと考えてくれるでしょうが、敬称が付いていないということは、結局呼び捨てにしているということですので、ビジネスシーンでのメールにおいて、特にお詫びのメールでは絶対に忘れないようにしましょう。

お詫びのメールに挨拶文がない場合

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お詫びのメールの文頭には、「お世話になっております」または「お世話になります」といった挨拶分を状況に応じて使い分けながら、付け加えるようにしましょう。

初めてメールをお送りする場合では、「初めてメールをお送りたします」といった文章から始めます。おわびのメールの場合、よくつかわれるメールの始まりは「たびたびのメールとなり、申し訳ありません」といった挨拶からメールの文章を始めると、ビジネスマナーが守れる相手としてメールを受け取った方のあなたに対する印象が良くなるでしょう。

誤字脱字の多いメール

一文字くらいであれば、うっかり打ち間違えるということはだれにでも起こりえることでしょう。しかし、あまりにも文字に間違いが多いと、社会人としてマナーが守れていない、もしくは非常識ととらえられてしまいます。

お詫びメールの文章を打ち終えたら、もう一度よく読み返しをするか、または校正ツールや Wordといった構成機能を使って、文字や言い回しに間違いがないかどうかを良くチェックしてから送信して下さい。

お詫びのメールを打つ際には、謝罪の内容だけを記入してメールをお送りするのであまり必要がないかもしれませんが、もしメールを映場合に複数の用件がある場合には、要件ごとにします。用件が一つであった場合にも相手が読みやすいように、適度に改行して文章を構成しましょう

内容がよくわからないメール

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だらだらと無駄に文章が長く、肝心の内容が全く分からないメールでは、相手に迷惑をかけてしまいます。お詫びのメールでは、言い分けや無駄な説明などを省いて、相手にわかりやすい文章で謝罪の気持ちを伝えて下さい。

その逆で、わざわざ文章にしなくても分かってもらえるだろうと勝手な判断をして、必要な事柄を説明せずに省略した文章で相手にメールを送っても、相手の方が何を言っているのか分からず、困らせてしまう場合があります。どういった状況で、どの情報を相手に伝えるべきかをよく考え、そのうえでお詫びのメールを送信しましょう。

なれなれしい口調は厳禁

友人といったよほど親しい間柄というのならまだしも、ビジネスメールにおいてなれなれしい口調でのメールは常識を疑われてしまいます。

ビジネスにおいては話術も必要になってくるため、時にはその場を盛り上げるためにわざと軽い雑談を軽い口調でお話しすることもテクニックとしてありますが、お詫びのメールという深刻な状況で馴れ馴れしい文体でメールを送っては本当に反省しているのかどうか疑われ、相手の不信感を買ってしまうでしょう。

お詫びのメールを送るにあたっては、たとえどんなに親しい間柄であったとしても、友人と会話をするような話し言葉でお詫びのメールを送ってはいけません。あくまでもビジネスルールを守ったメールを送るようにして下さい。「どういったお詫びのメールを送ったら良いのか分からない」という方は、テンプレートを利用して文章を作ると良いでしょう。