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ビジネスメールの質問方法・回答方法・お礼の方法・例文|複数

初回公開日:2018年10月23日

更新日:2020年08月20日

記載されている内容は2018年10月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

ビジネスメールを書く際、特に、質問をしたい場合は必ず返答が欲しいですし、送信先に失礼のないように注意したいところです。どのような言い回しがあるのかを例文を使ってお伝えします。また、質問があった際の回答方法や、回答を頂いた際のお礼の方法にも触れていきます。

ビジネスメールの質問方法

ビジネスメールの質問方法・回答方法・お礼の方法・例文|複数
※画像はイメージです

ビジネスメールで質問を送る際に気をつけるべき点は何でしょうか。まずは基本的な注意点について書きます。

送る相手や内容によっても質問の仕方が変わりますので、宛先が複数の場合、社内の場合、上司の場合の3パターンに分けて解説します。

基本的な注意点

ビジネスメールを送る際に気をつけなければいけないのは、ダラダラ長い文章になってしまうことです。メールを受け取る相手が読みやすく、かつ分かりやすい文章を心がけなければなりません。

そこで大切なのが、下記の4点です。
1. 相手の時間を考慮する
2. 文章は短くまとめる
3. 複数質問がある場合は箇条書きにする
4. 件名は分かりやすく

相手の時間を考慮する

ビジネスメールを送る際にまず気をつけなければならないのが、メールを受け取る相手の予定も考慮するということです。

例えば、相手に会議などについての質問をメールする場合、会議直前に送るのは失礼ですし、回答が来るのかすら怪しくなります。必ず回答をもらえるように、相手にも時間の猶予を与えてあげることが大切です。

また返答期限がある場合はきちんといつまでなのかを明記し、回答をもらったらお礼を忘れずにしましょう。

文章は短くまとめる

ビジネスメールによくありがちなのが、長い文章をダラダラと書いてしまうことです。それを受け取った相手はどのように思うでしょうか。長い文章が書いてあるだけだと、何が要点だか分かりにくいですし、何よりも読みたくなくなってしまいます。

相手にすぐに返信をもらえるよう、質問の内容は要点を分かりやすく、短くまとめましょう。

複数質問がある場合は箇条書きにする

上記の内容とも共通しますが、ビジネスメールで複数質問を送る場合、必ず箇条書きにしましょう。

ダラダラと文章で書いてしまうと、読みにくくなります。その分要点が分かりづらくなり、最悪、メール内容が分からず、内容確認などでさらに時間がかかってしまうことも考えられます。

仕事のスピードにも関わって来ますから、分かりやすく簡潔に質問を書きましょう。

件名は分かりやすく

もう一点、ビジネスメールの簡潔さを解決する上でヒントになるのは件名です。件名にどのような要件かを書いておけば、相手も一発でどのような内容が書いてあるのかが分かり、メールの質問内容が素早く理解できます。

このように質問を受け取る相手を配慮すれば、問題の解決も早くなり、仕事の効率も上がります。

複数の宛先に質問をする場合

ビジネスメールの質問方法・回答方法・お礼の方法・例文|複数
※画像はイメージです

ビジネスメールの場合、複数名に同時にメールを送る際は「各位」をつけます。この「各位」という言葉は「皆様方」という意味があるので「様」は必要ありません。「〜各位」とだけ書きましょう。ビジネスメールを送る上で、この点を間違える人が多くいます。注意しましょう。

社内に質問をする場合

社内に質問のビジネスメールを送る場合、堅苦しい言葉や長い前置きは必要ありません。「〜さん、お疲れ様です。」とだけ打って、内容に入りましょう。お互いの効率を上げるためにも、内容は簡潔にするのが良いでしょう。

上司に質問をする場合

ビジネスメールの質問方法・回答方法・お礼の方法・例文|複数
※画像はイメージです

上司にビジネスメールで質問する場合、通常の社内のを送るのとは異なり、気をつけるポイントが異なります。

本来ならば上司ですから、直接会って質問をしたいところです。しかし上司が忙しい場合にはそれができないこともあります。忙しい上司にメールを読んでもらい、返信をもらうには一工夫が必要です。

1. 件名でどのような案件かを明瞭にすること
2. 文章は簡潔で短めに

「基本的な注意点」でも挙げたように、ビジネスメールは相手に読んでもらいやすく、返事がしやすい内容を心がけましょう。

最後にお礼も忘れずに書くようにしましょう。

ビジネスメールの質問の例文

ビジネスメールの質問方法・回答方法・お礼の方法・例文|複数
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ビジネスメールの質問例文を紹介します。メールの受け取り主が読みやすく、また回答しやすい文章を心がけるのがコツです。

質問の例文

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