「各位」をメールで使うときの正しい方法とは？例文や注意点も紹介

「各位」と同じようにメールや文書の宛先に使える敬称がいくつかありますが、それらの中で使用頻度が高いのが「御中」と「様」です。

この2つも敬称ではありますが、「各位」とは使うシチュエーションや対象が異なるので注意が必要です。

ここでは「各位」の類義語を紹介し、それぞれの違いについて説明していきます。

「各位」と「皆様」の違い

前述したように「各位」は複数人に対する敬称ですが、「様」は個人に対する敬称です。「皆様」は「様」の複合体ですので、「各位」と「皆様」はほぼ同義の言葉といえます。

同義ではありますが、使われ方にはそれぞれの特徴があります。

皆様は手紙や挨拶文などビジネス以外のシーンでも広く使われているのに対し、「各位」は案内状やお知らせなど、どちらといえばフォーマルな通知などの文章の中で使われることが多い表現です。

また、「皆様」が話し言葉として使われることの多い口語的表現と見なされるのに対し、「各位」は文語的な表現と捉えられるため、ビジネスシーンにおいては「各位」を使った方が丁寧な印象を持たれるでしょう。

「各位」と「御中」の違い

「御中」は法人や公的機関などの集団組織の宛名に用いる敬称です。「その集団組織に属する皆様」へという意味になるので、ビジネスメールや郵便物の宛先が集団内の特定の担当者になる場合は用いることができません。

「御中」の特徴は、個人ではなく集団全体への敬意を表すことができることです。また、「各位」と「御中」は、意味というより用いるシチュエーションに大きな違いがあります。

「各位」は郵便物の宛名として用いることができませんが、「御中」は宛名として用いることができます。表記の方法では、「人の集合を表す名詞」と「各位」の間にスペースが入らないのに対し、「集団名」と「御中」の間にはスペースが入ることが多いです。

「御中」が郵便物の宛名として広く使われていることからも分かるように、「御中」は送り先の集団全体への敬称であり、ビジネスメールや文書の冒頭で使われる「各位」には、「その集団に所属する方々すべてに目を通していただきたい」という意味合いも込められています。

「各位」を使ったメールの例文

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「各位」はビジネスメールで頻繁に使われる敬語表現ですが、送り先の立場などにより使い方や文章表現に違いが出てきます。

顧客に対しては前述したように二重敬語の「お客様各位」や「お得意様各位」が使用できます。単に事務的な報告にならないよう、日頃の感謝などが伝わる文章を心掛けましょう。

取引先は継続的なビジネスパートナーですので、メールの文章は礼節を遵守したフォーマルな内容のものが好まれます。時候の挨拶を入れてみるのも良いでしょう。

社内メールは送り先の対象が誰になるかで書き方が大きく変わります。レクリエーションやイベントなどの案内なら多少フランクな感じでも許容されますが、上司や目上の人が相手となると話は変わります。

送信先の相手が自分よりもずっと上の立場の人だけだった場合などは、「○○部○○課各位」で済まさず、「部長各位」、「役員各位」など表記を工夫しましょう。

ここではシチュエーション別の例文を紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

顧客に送るとき

例文
件名：臨時休業のお知らせ
お客様各位

平素は格別のご愛顧を賜わり、心より御礼申し上げます。誠に勝手ではありますが、棚卸しのため下記の日程で全社臨時休業とさせていただきますのでお知らせいたします。

期間中は大変ご不便ご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願い致します。

臨時休業日○○年○○月○○日（○曜日）
※○月○日（○曜日）より通常営業いたします。

取引先に送るとき

例文1
件名：事務所移転のお知らせ
取引先各位

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り心より御礼申し上げます。

この度、弊社事務所が下記の通り移転する運びとなりましたのでご報告申し上げます。

これを機に社員一同、気持ちを新たにより一層社業に専心する所存でございますので、お取引先様には、今後とも倍旧のお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。

新住所 : 移転先住所
電話番号 : 00-0000-0000
FAX番号 : 00-0000-0000

例文2
件名：営業時間変更のお知らせ
○○株式会社
営業部　ご担当者各位

日頃より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

このたび弊社では、社内業務の効率化の一環として、誠に勝手ながら営業時間を変更させていただくこととなりました。

○○様には大変ご不便をおかけしますが、社員一同、これまで以上のサービス向上に精進する所存ですので、何卒ご理解ご協力を賜わりますようお願い申し上げます。

本件につきまして、ご不明点等ございましたら、大変お手数ではございますが、下記よりお問い合わせをお願いいたします。

変更前：00:00〜00:00（00月00日まで）
変更後：00:00〜00:00（00月00日から）

○○株式会社
営業部　
○○
電話番号 : 00-0000-0000
FAX番号 : 00-0000-0000

社内に送るとき

例文
件名：運動会開催のご案内
社員各位

お疲れさまです。総務部の○○です。

スポーツの秋が到来し、本年は本社で2年ぶりとなる運動会の開催が決定しました。各部署による対抗リレーやお子様と一緒に参加できるアトラクションなど、楽しいプログラムをたくさん用意しています。

みなさま、奮ってご参加いただきますようお願い致します。

日時：○月○日（○）00：00～00：00
場所：○○運動広場
参加申込：添付の申込用紙に必要事項を記入のうえ、○月○日までにご提出ください。

以上

総務部○○

「各位」をメールで使うときの注意点

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「各位」は大勢の人に向けてメールや文書でメッセージを送りたいときに便利な敬称です。ただ使い方を誤ると、相手の心証を害したり不快にさせてしまったりすることがあるので注意が必要です。

厳密にはルールに反していなくても、社内で独特の習慣があるようなケースも考えられます。○○部長には「各位」ではなく個別のメールを送る、名前を並べる場合は役職順に記載するなどがそれにあたります。

入社してすぐのころはメールに関する社内ルールに不慣れで分からないことも多いでしょう。そんなときは積極的に同僚や先輩に質問してみてください。

ここではメールで「各位」を使う際に注意すべき点を説明します。

「各位」は5名以上にメールを送るときに使おう

「各位」が複数人の相手にメールや文書を送る際に非常に便利な敬称であることは前述しました。なぜ便利なのかというと、文章の冒頭に大勢の人の名前を列記するとメールが読みにくくなってしまい、「各位」を使い省略することでそれを防げるからです。

また名前を列記する場合は、記載順などで頭を悩ませる事案も出てくるでしょう。その点でも「各位」を使えるメリットは大きいです。

ただ、2～3人にメールを送る場合はどうでしょう？　

送り先の相手がそれくらいの少人数であれば、担当者レベルでの交流がある状態と推察されます。そのような関係性の中で「各位」を使うと、相手は個人名を記載するのが面倒で手抜きをしたのではないかという印象を持つ可能性もあります。

少人数であれば名前を列記しても読みにくくはならないので、その場合は集団名の後に個人名＋「様」を役職順に記載しましょう。記載は縦書きでも横書きでも構いません。

正式なルールはありませんが、「各位」を使うのは相手が5名以上の場合が推奨されています。

「各位」に様はつけないようにしよう