休職の際に診断書は必要なのか？｜診断書の内容・郵送する際の方法

自分が発症した病気やケガについて病院側が診断名や処置内容等、色々な項目を記載して発症を証明する書類

出典: http://happyeveryday.net/post-1801-1801 | 診断書に書かれる内容は？発行する方法や料金、時間についても！ | Happy Everyday

どこの病院で作成してもらう診断書も共通した内容となっており、病院側から証明の印鑑を押してもらって診断書が成立します。医師の判断や印鑑等のないものや、自作したようなものはもちろんNGです。診断書は病院の医師にしか発行することはできません。注意しましょう。

どこに依頼する？

診断書の依頼は、その日かかった病院の外来窓口にて受付してもらうことが可能です。保険会社などの様式があれば、一緒に持ち込むことでそれを使って作成してもらうこともできます。病院によって対応が違ってくるので、その病院のやり方に従えばまず間違いはないでしょう。

また、総合病院など診療科によって窓口が違う場合は、自分のかかった診療科の窓口にて診断書の受付をすれば大丈夫です。

診断書の内容について

診断書と言うのは、休職をする際の証明となるもので会社に提出する大切な書類です。医師の判断によって診断書を作成してもらったら、まずは自分で内容に相違がないかチェックをしましょう。

診断書というのは医師の責任で発行される公的書類となります。そのため診断書は複写式になっており病院側に控えが残るようになっています。発行した診断書と、病院側の控えに割り印が押してあるのはそのためです。診断書によって休職も左右されるので当然のことだと言えるでしょう。

診断書の内容と事実に相違がないか確認をしてください。休職理由をはじめ個人情報は特に確認が必要です。医師から確認を求められた際は自分の目でしっかり確認することで再発行などの二度手間になることを防ぎます。

まれに診断書の内容を患者へ公開せず封をしてしまう医師もいます。この場合は中身が気になるからと言って開封してしまうと公的書類の意味をなしません。封を破ってしまったことで改ざんを疑われてしまうことすらあるので、どうしても確認をしたいときには医師が封をしてしまう前に申し出ましょう。診断書とは会社にとっても自分にとっても大切な書類なので、その意識をもって扱ってください。

診断書を郵送する際の方法

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診断書の取り方や休職について紹介してきました。次は休職をするために発行してもらった診断書を『郵送』する際の送り方をまとめていきます。毎月診断書を取るならぜひ郵送で送りましょう。わざわざ会社まで持っていく必要はありません。

添え状をつけて郵送しよう

会社へ診断書を提出する際、持参することが望ましいですが、病気や怪我をしていると直接渡しに行くというのは難しい場合もあると思います。そんな時は迷わず郵送で提出しましょう。郵送だからといって無効になることはありません。会社には事前に郵送で送る旨を連絡しておくとスムーズにいくでしょう。

ここで気をつけたいのが郵送の際のマナーです。診断書だけ送るのではなく必ず添え状を合わせて送るようにしましょう。添え状なしで書類のみ郵送するというのは失礼に当たります。社会人として最低限のマナーを守ったうえで書類は郵送するよう心掛けてください。

添え状の例文

休職の際は診断書だけに限らず、必要な書類のやり取りをすることもあるでしょう。その際は必ず添え状を一緒に同封して送ります。もしも毎月診断書の提出があるのであれば尚更です。定型文として使いまわしがきくようテンプレートとして作成しておきましょう。そうすると毎月のことでも手間なく送付することができるのでです。

添え状は顔を合わせられない相手へ送るものなので、丁寧な文面で作成するよう心掛けましょう。次は添え状の例文をご紹介します。是非参考にしてください。

診断書を郵送する際の例文

【例文】

---------------------------日付
○○会社
○○課
ご担当　○○様
---------------------------名前

送付状

拝啓 貴社益々ご清栄のことと申し上げます。
診断書を同封させていただきます。
私も引き続き回復に努力しておりますので、ご迷惑をおかけいたしますが、宜しくお願い申し上げます。
敬具

記

診断書○通

出典: https://careerpark.jp/43334 | 診断書のみはNG？郵送マナーと添え状の書き方【例文あり】 | キャリアパーク[ビジネス]

診断書の書類と手続き依頼をする際の例文

【例文】
---------------------------日付
○○会社
○○課
ご担当　○○様
---------------------------名前

送付状

拝啓　この度は大変ご迷惑をかけしており申し訳ございません。
更にお手数を煩わせるようになり恐縮ですが、傷病手当の申請書を同封させていただいます。
ご査収の上、ご手配下さいますよう、どうぞ宜しくお願い申し上げます。

敬具

記

傷病手当申請書○通

出典: https://careerpark.jp/43334 | 診断書のみはNG？郵送マナーと添え状の書き方【例文あり】 | キャリアパーク[ビジネス]

添え状の本文は丁寧に書くことが大切ですが、変に難しく書いてしまったりかしこまる必要はありません。シンプルな文面で作成するようにしましょう。