退職時の挨拶状の書き方・例文｜縦書き/横書き/封筒
更新日：2024年04月17日
退職時の挨拶状の書き方
退職することが決まったら、それまでお世話になった方々に挨拶状を出すのが丁寧だと言えます。最近では、電子メールで簡単に済ませてしまう方もいるでしょうが、それまで勤めていた会社の社風などに合わせてもいいでしょう。
しかしながら、お世話になった気持ちを伝えるには、手書きでお礼を記して郵送するとより相手に気持ちが伝わります。それでは、退職時の挨拶状の書き方はどのようにすれば良いのでしょうか。
挨拶状の書き方：縦書き
退職時の挨拶状など改まった文章や手紙の書き方としては、目上の方や取引先の方に出したりする場合には縦書きで書くのがいいでしょう。特に年配の方については、横書きより縦書きで書かれたものが好まれやすいです。
挨拶状の書き方：横書き
挨拶状でも、親しい方や同僚や後輩に送る場合は、横書きでの書き方でもかまいません。感謝の気持ちを伝えるものですので、形式にこだわる必要はありません。内容のマナーは抑えて書くようにしましょう。
読書をよくする方は縦書きがしっくりくる場合もあるかもしれませんが、学生時代のノートやレポートなど横書きでの書き方で慣れている人には横書きが書きやすいでしょう。
筆記用具はボールペンでも大丈夫？
手紙やお礼状や挨拶状などの書き方では、筆記用具にも気を配りたいものです。鉛筆や消せるボールペンのような消えるタイプの筆記用具はもちろんNGです。毛筆や筆ペンなどの筆で書くタイプのものや、万年筆やインクペンなどのインクで書くタイプの筆記用具で書くのが丁寧だと言えます。
同じインクでも、ボールペンで書いた場合は、ボールペンの先が小さなボールとなっていて細い線になりますので、筆跡も細い線になります。そのため、ボールペンで書いた字は軽い印象になります。これまでお世話になった目上の方やお客様に挨拶状を送る場合は、ボールペンを使用しないほうが良いでしょう。
退職時の挨拶状の書き方例文
退職時の挨拶状の書き方としては、こった内容ではなく決まりきった定形の文章でいいでしょう。挨拶状ですので、拝啓－敬具で締める形で文章をかきます。
冒頭の書き方は、送付する月に合わせた挨拶を記入します。それに続き、退職日と退職の旨などを報告します。その後、在職中にお世話になった旨のお礼を綴り、手紙での挨拶でのお詫びを記入し、最後にお礼を記入する形の書き方をします。
この時、転職先については伝えないほうが良いでしょう。特に同業種に転職する場合は、のちにトラブルになる可能性もありますので、具体的な社名は記載しないほうが良いでしょう。
書き方のマナー
退職の挨拶状の書き方のマナーとしては、まずは「具体的な退職理由」を書かないことです。一般的には「一身上の都合」と書くのが良いでしょう。具体的な理由を書いてしまうと、角がたってしまう場合があります。
例えば「さらなるステップアップのため」などという理由を書いてしまうと、今の会社のレベルが低いような印象を与えてしまいます。退職後に余計なトラブルを発生させないためにも、要らない情報は記入しないようにしましょう。
次にお礼文の書き方ですが、相手に合わせた内容で記入するようにしましょう。それぞれの人に別々の内容で記入することで、感謝の気持ちを個々に合わせて伝えることができるようになります。そして長さですが手短に記入するようにしましょう。お世話になった人の中でも思い入れの強い人などには、どうしても長文で書いてしまう可能性があります。
しかし読み手からすると、長文の手紙はどうしても読むのが煩わしくなってしまったりするものです。退職後も何かの縁でつながる可能性もありますので、いくらビジネス仲間だからと言っても、失礼の無いように送付するようにしましょう。
例文１
早春の候、貴社ますますのご繁栄のこととお慶び申し上げます。さて、私事で恐縮なのですが、3月31日をもちまして○○○○株式会社を退職することにいたしました。在職中は、皆様には言葉では言い表せないほどお世話になり、心より感謝いたしております。
これまで○○年間勤めることができましたのも、至らないわたくしに、御社社員の皆様が、いつもいつも親切にしてくださったおかげと存じます。本当にありがとうございました。本来でしたら直接ごあいさつにお伺いすべきところですが、略儀ながら書中をもってごあいさつとさせていただきます。
例文２
拝啓 皆様にはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。さて、この度、私は平成○年○月をもちまして、株式会社▲▲を退職いたしました。在職していた○○年間、無事勤務しえましたのも皆様のご指導と深く感謝いたしております。
新しい勤務先は、前職場と同業種の衣類販売業ですが、子供向けの衣類を中心に扱うことになりました。これまで培った販売のノウハウとこれまでの経験を生かしつつも新しいことを学んで努力を続けて行く所存です。
つきましては、何卒、変わらぬご指導ご鞭撻をお願い申し上げます。失礼とは存じましたが、取り急ぎ書面をもちましてご通知かたがたご挨拶申し上げます。 敬具 平成○○年○月○日 東京都○○区○丁目○番○号 △△ △△
退職時の挨拶状の封筒の書き方
初回公開日：2017年09月19日
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