お忙しい中を使った例文｜感謝/確認/回答・使い方や注意点
更新日：2024年01月28日
お忙しい中を使った例文について知ろう
お忙しい中という言葉は相手への依頼や督促をする際の前置きとして使用されます。「お忙しい中、申し訳ありませんが」や「お忙しい中、誠に恐縮ですが」などという例文を見た人が多くいます。ですが場面によって使い方も変わるので、相手への要件に合わせて書きましょう。
また、時間に余裕があることがわかっている場合は使わない方が無難です。逆に失礼に聞こえてしまうこともあるので、もしもある程度の交流がある関係だったら、事前に調べられる範囲で調べてみましょう。ただし相手のプライバシーを侵害するのは駄目です。
言葉にするとたった5文字ですが、状況次第で使い方はいくらでも変わります。きちんと使い分けていけば今後のビジネスも円滑に進むので、まずはたくさんあるお忙しい中の使い方について知っておきましょう。同時に、忙しいという言葉の意味も意識することも大事です。
感謝の際には心を込めて
まず、お忙しい中という言葉が使われる機会が多いのは感謝の気持ちを伝えることです。セミナーや外部の方を招き入れたパーティーや会議に参加してくれた人を感謝する際に、お忙しい中という言葉が前置きになります。セミナーや外部の方を招き入れたパーティーや会議で見られます。
例文を述べるならば「本日はお忙しい中、ありがとうございました」という表現が一般的です。また感謝を伝える際、なるべくストレートな言葉を使いましょう。「恐悦至極」や「恐れ多い」などの表現を多用してはくどくなり、聞く側もうんざりするので逆効果です。
感謝の気持ちを丁寧に伝えることは立派な心掛けですが、余計な言い回しが多用されていると何を言っているのか伝わりません。ぐだぐだと長引くと、言う側の知識の無さを疑われかねないので、感謝の言葉を送る前にまずは自分の中で整理をしてみましょう。
お礼を贈る際にも気を付けて
お礼と感謝は似ていると思われがちですが、実は違います。お礼は相手に何かをして貰った後、それに対してお返しをすることを言います。感謝は心の中で抱くもので、お礼は気持ちを何らかの形で表します。言葉でもいいですし、また感謝に応じた品物でも大丈夫です。
「先日はお忙しい中、大変感謝しております」や「その節はお忙しい中でのご指導ありがとうございました」という表現が一般的です。このような一文を前置きにしてから、本題に入りましょう。品物を添える際には、自分だけかそれとも他の方の分も含まれているかも書いてください。
また、実際に品物を送る際にも注意しましょう。安すぎるのは相手に失礼ですが、あまりにも高価すぎてはプレッシャーを抱いてしまい、また何か裏があるのではと疑われてしまいます。お礼の品物を贈るとしても、相手が本当に喜んでくれて、また相応の対価であるかを考えましょう。
確認の際には誠意を伝える
ビジネスメールでもお忙しい中という表現はよく用いられます。相手への感謝を伝える表現では最もポピュラーです。相手は仕事で忙しいので、スケジュールをきちんと調整してくれたことにはきちんとお礼を言うべきです。お忙しい中という言葉は定型句になっています。
ほんの僅かな質問であっても、相手は1分1秒を争う状況に置かれている可能性もあるので、きちんと誠意を込めるべきです。確認するべき内容が多かったり、外部の方と商談の時間を頂きたい場合は丁寧な表現が求められます。相手の時間を大切にすることで、信頼も得られます。
回答に添える本文はできるだけ短く
もしも相手から質問をされて、その回答を文章で纏めなければいけない時は情報をコンパクトにしましょう。丁寧に説明することは大事ですが、相手も仕事で忙しいので要点をきちんと纏める配慮が必要です。お忙しい中でと書きながら、長々と時間を奪っては印象が悪くなります。
どうしてもグラフが必要な場合は詳細が書かれた添付ファイルを用意して、ビジネスメールの本文に内容を纏めましょう。そうすれば相手も要件が把握できますし、また重要なデータを落ち着いた頃に確認することが可能です。まずは伝えたいことを短くする技術が必要です。
依頼にもお忙しい中が使われる
仕事の依頼をしたかったり、または打ち合わせを頼む際にもお忙しい中でという言葉は欠かせません。新しい仕事をやって貰いたかったとしても、相手は別の仕事で忙しい可能性は充分にあるので、両立させる羽目になります。相手が仕事を望んでいても、まずは前置きを入れましょう。
「お忙しい中で恐縮ですが、何卒よろしくお願いします」という表現が一般的に使われます。しかし表現以上に大事なことは、相手の都合に配慮することです。もしもどうしても外せない仕事で忙しい場合は、そちらに配慮してあげましょう。相手の負担はなるべく減らしましょう。
催促の場合でも落ち着いて
上司や顧客にメールを送っても、その返事が数日経っても来なければ督促を送りたくなります。特に早急な返事が必要な場合は、相手からの返信がこないと焦ってしまい、感情に任せて催促のメールを送る衝動に駆られてしまいますが、それでは双方の関係が悪くなる危険があります。
まずは自分が相手にメールを送ったかをきちんと確認しましょう。メールの原文がそのまま残っている可能性もありますし、また送るべき相手全員にしっかりと届いていない場合もあります。送り先のアドレスがきちんと入力されていることを確認したら、その後に催促をしてください。
またメールを送る時間にも気を配り、午前中に送信して日中に返答できるような余裕も持たせてあげましょう。また、回答をしないことによるデメリットも添えておくと、相手もこちらの催促に応じてくれることが多くなります。日時も加えておくと説得力が増します。
謝罪が必要になったら
こちらの都合で重大なミスを起こしてしまい、相手に多大な迷惑をかけてしまったらすぐに謝罪する必要があります。例え故意でなかったとしても、相手の信用を裏切ってしまったことに変わりはないので、きちんと誠意を持って謝罪しましょう。謝罪文の推敲も忘れてはいけません。
「お忙しい中でお邪魔してしまい、大変失礼致しました」や「お忙しい中に時間を割いて頂いたにも関わらず、大変ご迷惑をかけてしまい申し訳ありません」などの前置きと共に、具体的な失敗の内容を載せてください。文章を丁寧に書いて、何を反省しているのかを伝えましょう。
そしてメールやファイルの破棄が必要な場合はその旨をきちんと伝えて、また再度打ち合わせが必要になったら日程を調整して頂きましょう。その上でお忙しい中で時間を取って頂いたことをお詫びして、同じ失敗を繰り返さないことを誓ってください。それが信用を取り戻す方法です。
お忙しい中の使い方や注意点
冒頭にも述べたように、お忙しい中という言葉を使う際にはルールや注意点があります。そのことを知らないで、ただ世間で頻繁に使われているからという曖昧な理由でお忙しい中を使っても、相手は送信した側に不信感を抱きます。心を込めたければ、まずはルールを知りましょう。
そして重要なことがもう一つあります。お忙しい中という前置きを使っている以上、相手に時間的余裕がないことを知っているという前提を持つことです。実際の要件はかなりの時間を必要としている場合は、お忙しい中という前置きを使わないようにしましょう。
初回公開日：2017年11月13日
記載されている内容は2017年11月13日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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