お忙しい中を使った例文｜感謝/確認/回答・使い方や注意点

更新日：2024年01月28日

ビジネスメールでは「お忙しい中」という言葉を頻繁に見ます。けれど「お忙しい中」という言葉にもきちんとルールが定められているので、それを間違えてしまうと相手からの信頼を失う恐れがあります。「お忙しい中」の使い方をきちんと知って、今後のビジネスに役立てましょう。

メールの件名でお忙しい中は使わないで

お忙しい中という言葉は前置きに入れることが主であって、ビジネスメールの件名に入れるのは不適切です。件名はメールに書かれている要件を表記するべきであり、長々と書くような所ではありません。件名を見ただけで内容がわかるように数文字で伝わるようにしてください。

お礼をしたい場合はそのことをきちんと伝えて、謝罪の際には具体的に書きましょう。納品が遅れている場合はそのお詫びを件名に入れて、また商品にトラブルがあった場合はそれをきちんと書きましょう。その後のメール本文で、相手への謝罪を伝えてあげるべきです。

挨拶・スピーチの時は手短に

結婚披露宴や特別なイベントの挨拶で多くの人の前に出るようになった時、ほとんどの人が緊張をします。また重要な会議の冒頭でも多大なプレッシャーがかかってしまい、経験者でなければ上手く喋ることができません。日程がわかり次第、周りの人に協力して貰いましょう。

披露宴はとても長い時間を賭けて行われるので、前置きの挨拶は手短に済ませましょう。無論、誠意を込めることは大切ですが、まずはスピーチの例文について調べることが大切であり、その上で本題に入る必要があります。参加者が喜んでくれることを心がけて下さい。

お忙しい中で集まって頂いたことを感謝しながら、簡単な自己紹介をしましょう。ここで気を付けるべきことは、自分の成功談を長々と話さないことです。自分のノウハウを伝えることは大切ですが、自慢ばかりされては嫌がられてしまいます。バランスを考えてください。

本を読んで語彙を増やす　『大人の語彙力が使える順できちんと身につく本』

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スピーチを成功させたいのであれば語彙力を身に付けましょう。丁寧な表現を目指すのであれば勉強は不可欠なので、身近にある本を積極的に読んで、またスマートフォンや新聞のニュースも目を通してください。知識を増やすことができれば、ビジネスの話題も広がります。

語彙を増やせば信頼は増します。また相手は忙しい中で時間を割いて頂けるので、こちらから充実した時間を提供できるようにしましょう。今は語彙力を増やすのに便利な本がたくさん出ているので、幅広く読んで普段の会話に取り入れていけば周りからの評価も上がります。

手紙には文章の頭に

お礼または謝罪の手紙を送る際も、ビジネスメールと同じように冒頭に書くことが大事です。パソコンやスマートフォンを使ったメールが主流となった現代社会なので、手紙を書くことになれていない人が多いでしょう。しかしビジネスの場では意外と手書きの機会は多いです。

主に目上の方に送るお礼状や顧客や取引先に向けた招待状は手書きが多いので、自然と文字の綺麗さや敬語の使い方が求められるようになります。読んでくれる相手を意識しながら、上手く内容を纏めていきましょう。お忙しい中のお願いなので、手短に読める文章が望ましいです。

電話では相手の時間を奪わないで

ビジネスでの連絡は現代ではメールが効率のよい連絡手段として定着していますが、電話での対応が求められるケースがあります。ここで注意するべき点は、電話の対応は受け答えをする人だけでなくその企業全体の信頼にも関わってくる程に重要な課題となります。

マナーや敬語の使い方以上に、どれだけの時間がかかったかも評価に関わります。「お忙しい中で恐縮ですが～」という前置きを口にした後で、10分以上も電話をさせられては相手から嫌がられます。特に電話をしている間、他の業務に手を付けることができません。

まずは連絡すると同時に、時間をかけないことを相手に伝えましょう。長くても5分以内に済ませられるよう、最初に話す内容を決めるべきです。もしも相手から自分の裁量を超える質問をされた場合は、一旦他の方に変わって貰うか、折り返し電話をかけ直しましょう。