教授へのメールの返信の書き方・例文・必要なのか｜お礼
更新日：2024年04月20日
でもやっぱり「返信したほうがいいのかな。」「返信しないほうがいいのかな。」と迷ってしまった時の万能のメールでの一言があります。「ご返信いただきありがとうございます。失礼します」この一言です。これは、受け取った教授に不快感も義務感も与えないので便利です。そのうえ、お礼を述べているのでより丁寧なあいさつができると喜ばれることでしょう。
レポートの提出など遅れてしまった場合
レポートの提出期限など、どうしても期限が過ぎてしまう場合もあるでしょう。その場合は、教授へのお詫びのメールを送るようにしましょう。何も送らずに遅れてしまったことを事後報告されるとあまり印象はよくありません。
件名はわかりやすく「レポート提出に関するお詫び」「●月✖日のゼミの欠席のお詫び」など件名から内容が察せるような簡潔なタイトルにしましょう。そして、メールの本文は、冒頭に教授の名前と「いつもお世話になっております」との一言を添えます。
学部名や学科名などの記入は忘れずに！締めはお詫びの言葉を
その後は自分の学部名や学科名、所属を明記しましょう。何も明記せずに『●●です』といわれても教授はどこの誰なのか分からなくなってしまいますので、必ず明記しましょう。自分の学科などを明記できたら、遅れてしまった用件を簡潔に伝えるようにしましょう。
ダラダラと謝罪文を書かれても、教授としては迷惑な話ですので、『伝えたい用件』と『遅れてしまう理由』と『いつまでにできるのか』そして最後に『お詫びの言葉』を添えましょう。
教授へのメール専用？！
教授に分かりやすいメールを送ることができるように注意すべきポイントの1つが、メールソフトです。大学で共通のものがあればそれを使いましょう。メールソフトで自分の名前は必ず設定しておくといいでしょう。アドレスだけでは誰からのメールか分かりません。
携帯メールの場合は自動的にアドレスから電話帳の名前に変えてくれますが、パソコンの場合はそうではないので、パソコンでやりとりする場合はちゃんと設定しておいて下さい。教員は学生からメールをもらっても、アドレスを見ても誰なのか分かりません。またアドレスにも気をつけて下さい。
英語圏の教授には？！
敬称は必ず「Prefessor」とつけましょう。称号として使う場合文の途中であっても先頭のPは大文字にします。「Professor Richardson」のようにです。また称号として使う場合は「Prof.」と略すことはしません。
英語のメールでは書き出しの一行を頭語と言いますが、そこに相手の名前を入れます。「Dear Professor Woodruff」とか「Hello Professor Woodruff」「Hi Professor Woodruff」というようにします。「Dear」を使うのがフォーマルな書き方で、「Hello」や「Hi」などはややくだけた言い方になります。
締めくくりの文は結語と言います。学生が教授に宛てたメールで使う場合は、「Sincerely」「Regards」「Best wishes」「Yours」などを使えば良いです。
教授へのメールの返信は必要なの？
メールだけでは伝えにくい事柄について聞いたり、資料を示しながら話を聞きたいときに先生を訪問したいと伝えたいときはありませんか。また、どんな返信をしたらいいのかわからないという時もあるでしょう。
そんなときには、教授にまずフォーマットにのっとってメールをして聞きたいことを伝えます。それについて教授から分かったなどの返信が来た場合には、その返信にお伺いしたい旨を書いて返信をします。
その返信に対して返信が来たら、教授の都合が良いときはいつかという伺いを書いて返信しますが、ここで必ず自分が絶対行ける日を3～5個書いて返信します。そうすることで教授がその日程の大丈夫な日を教えやすいだけでなく、メールの送信・返信を減らせるという効率性もあります。
教授へのメールの返信をする時間帯は？
深夜の返信はNG！なるべく日中に送るようにしましょう
目上の人に送るメールにしても、ビジネスメールにしても、一般的に深夜にはメールを変身しないのがマナーです。もし、夜遅くにメールを返信しなければならない事情があるのであれば「夜遅くのメールとなり、申し訳ありません」と一言添えるようにしましょう。一言添えたからといって、一般的には非常識なことですので、なるべく使わないようにしましょう。
曜日にも注意しておこう
教授も毎日大学へこもっているわけではありませんから、当然休日はあります。休日はどの人も休んでもいい日なので、休日のメールの返信は控えるようにしましょう。もし、どうしても送りたい場合は「休日のメールとなり、申し訳ありません」と一言添えましょう。この休日の緊急的な返信方法も、緊急時に使用しますので、普段から使わないように注意しておくことが大切です。
マナー良く返信して教授とのコミュニケーションを取りましょう
初回公開日：2018年02月27日
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